Japonya Dışişleri Bakanlığının apostili, belgedeki resmî mührü doğrulayan bir onaydır. Doğrulanacak şey kurum mührü, Japonca adıyla 公印 (kōin) olduğu için bu mühür bulunmayan belge apostil alamaz. Türkiye’ye gidecek belgede bu şart, belge Japonya’dan istenirken kontrol edilir.
Bakanlığın üç şartı
Bakanlık onaylanacak belgede üç unsur arar: düzenlenme tarihi, düzenleyen kurumun adı ve kişisel mühür ya da imza değil kurum mührü. Tarih üç aydan eski olmamalıdır. Üç unsurdan biri eksikse belge işleme alınmaz.
Yalnız imzalı belge
Bakanlık yalnız imza taşıyan ya da yalnız kişisel mühür basılmış belgenin apostile konu olmadığını açıkça yazar. Bu kural düzenleyen kurum kamu kurumu olsa bile geçerlidir. Belgeyi düzenleyen memurun imzası tek başına yeterli sayılmaz.
Okul belgelerinde
Bakanlığın sık sorulan sorularında okul müdürünün imzasını taşıyan ama okul mührü bulunmayan İngilizce mezuniyet belgesi örnek verilir. Bu belge onaylanmaz ve bakanlık okuldan mühür basılmasını istemeyi önerir. Türkiye’deki bir denklik ya da iş başvurusu için okul belgesi istenirken mühür baştan talep edilir.
Sağlık raporlarında
Bakanlık vize başvurusu için istenen sağlık raporlarında sık görülen bir sorunu hatırlatır: raporda çoğu zaman yalnız doktorun kişisel mührü bulunur. Hastanenin kurum mührü, düzenlenme tarihi ve hastane adı yoksa rapor onaylanamaz. Ayrıca yalnız devlet ve belediye hastaneleri ile Kızılhaç hastanelerinin raporları apostil tablosunda yer alır.
Belediye ve devlet belgeleri
Aile kütüğü örneği, ikamet kaydı ve ticaret sicili belgesi gibi kamu belgeleri kurum mührüyle düzenlenir ve bu şartı kendiliğinden karşılar. Sorun daha çok okullardan, hastanelerden ve şirketlerden gelen belgelerde çıkar. Şirketlerin kendi belgeleri ise kurum mührü taşısa da kamu belgesi sayılmaz ve noter zincirine girer.
Türk tarafındaki karşılığı
Türkiye’deki apostil makamları da benzer bir kontrol yapar. Bir kaymakamlığın belge kontrol tablosuna göre ıslak imzası olup kurum mührü bulunmayan ya da mührü olup ıslak imzası bulunmayan belgeye apostil yapılmaz. İki ülkede de apostil, imza ile mührün birlikte bulunduğu belgeye verilir.
Çeviride mühür
Apostilli Japon belgesi Türkçeye çevrilirken kurum mührünün metni de çeviriye aktarılır. Mühürdeki kurum adı Türk makamının belgeyi kimin düzenlediğini anlamasını sağlar. Mühür ve el notlarının çeviride nasıl gösterildiği mühür ve el notlarının aktarımı sayfasında anlatılır.
İlgili sayfalar
Hangi kurumun belgesinin doğrudan apostil aldığı apostil alınabilen Japon belgeleri sayfasında, kopya ve zımba kuralı fotokopi ve zımba kuralı sayfasında anlatılır.