Japonya ile Türkiye arasında çevrilen belgeler çoğunlukla bir ailenin bütün kayıtlarını taşır: kütük örneği, doğum ve evlilik kayıtları, adli sicil, diploma. Bu yüzden belgenin nasıl korunduğu, çevirinin kendisi kadar önemlidir.
Belge formdan alınmaz
Teklif formunda dosya yükleme alanı yoktur. Belge, iletişime geçildikten sonra ve gerekiyorsa gizlilik taahhüdü imzalandıktan sonra, birlikte kararlaştırılan bir kanaldan paylaşılır. Böylece belge gerekmedikçe hiçbir sisteme yüklenmemiş olur.
Makine çevirisine yüklenmez
Müşteri belgeleri ücretsiz makine çevirisi ya da yapay zekâ servislerine yüklenmez. Bu servislere yüklenen metnin nerede saklandığı ve nasıl kullanıldığı kullanıcının denetiminde değildir. Çeviri ve denetim, gizlilik taahhüdü imzalamış kişilerce yapılır.
Kimin gördüğü
Belgeyi yalnız çeviriyi yapan ve denetleyen kişiler görür. Noter onayı gereken işlerde çeviri ve belgenin aslı noterliğe ibraz edilir; bu, işin gereğidir. Belge bunların dışında kimseyle paylaşılmaz.
Aslın korunması
Apostilli bir Japon belgesi, apostil alındığı hâliyle korunmalıdır; zımbası sökülen ya da üzerine not düşülen belge Japonya’da da kabul görmez. Belgenin aslı büroya ulaştığında bu bütünlük korunur, belge açılmaz ve fotokopisi işaretlenmez. Teslimde asıl, onaylı çeviriyle birlikte iade edilir.
Özel nitelikli veriler
Sağlık raporu ve adli sicil kaydı gibi belgeler özel nitelikli kişisel veri taşır. Bu belgelerin işlenmesi için açık rıza ayrıca alınır ve belge yalnız işin gerektirdiği süre boyunca tutulur. Kişisel verilerin korunması sayfasında ayrıntılar yer alır.
Teslimden sonra
İş teslim edildikten sonra belgenin kopyaları işin gerektirdiği ve mevzuatın öngördüğü süreden fazla tutulmaz. Müşteri, teslimden sonra kopyaların silinmesini yazılı olarak isteyebilir. Fatura gibi yasal kayıtlar mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanır.
Paylaşım kanalı
E-posta her belge için güvenli bir kanal değildir; belgenin içeriğine göre farklı bir paylaşım yolu önerilebilir. Kanal seçimi müşterinin kurum politikasına da uyularak yapılır. Kurumsal müşteriler kendi gizlilik taahhüdü metinlerini iş başında iletebilir.