Japonya Dışişleri Bakanlığının apostil kuralları belgenin biçimine de uzanır: kopya kabul edilmez ve belgenin özgün hali bozulmamış olmalıdır. Bakanlık bu durumu ホチキスを外したり、加筆を行った文書, yani zımbası sökülmüş ya da üzerine yazılmış belge olarak tarif eder. Türkiye’ye gidecek belgede bu kural, belge elden ele geçerken en kolay bozulan şarttır.
Kopyaya onay yok
Bakanlık, düzenleyen kurum kamu kurumu olsa bile belgenin kopyasına onay vermez. Başvuruya belgenin aslı konur ve onay bu aslın üzerine eklenir. Birden çok kurum için onay gerekiyorsa her biri için ayrı asıl belge istenir.
Zımba sökülmez
Birden çok sayfalık belgeler düzenleyen kurum tarafından zımbalanmış ya da sayfa aralarına mühür basılmış olarak verilir. Bakanlık zımbası sökülmüş belgeyi kabul etmez; bu yüzden belge fotokopi ya da tarama için açılmaz. Çeviri için gereken kopya, belge zımbalı haldeyken dikkatle alınır.
Üzerine not düşülmez
Belgenin üzerine sonradan bir not, işaret ya da çeviri notu eklenirse belge kabul edilmez. Bu kural kurşun kalemle yazılmış bir numarayı da kapsayacak kadar geniş okunmalıdır. Çeviri notları belgenin kendisine değil ayrı bir kâğıda yazılır.
Noter zincirinde de aynı kural
Tokyo Adalet Bürosu, Japon noterinde onaylanmış özel belgeye mühür onayı verirken belgenin zımbası sökülmeden ve üzerine ekleme yapılmadan getirilmesini ister. Büro onayını noter onayının arkasına bir sayfa ekleyerek verir. Zincirin her halkası belgenin bütünlüğüne dayanır.
Pasaport ve ikamet kartı
Bakanlık pasaportun ve ikamet kartının aslına onay konmasının güç olduğunu yazar. Bu belgeler için yol, kopyanın Japon noterinde onaylanması, ardından noterin bağlı olduğu adalet bürosunun onayı ve son olarak bakanlık onayıdır. Türk ortaklı bir şirkette Japon yöneticinin pasaportu bu zincirden geçer.
Yedek başvuru olmaz
Bakanlık yedek ya da saklamak amacıyla yapılan başvuruları kabul etmez. Aynı belgeden kaç onaylı nüsha gerektiği hedef kuruma sorulur ve o kadar asıl belge hazırlanır. Aynı ülkeye gidecek, aynı kişiye ve aynı kuruma ait belgeler tek formla verilebilir.
Türkiye’de çeviri aşamasında
Apostilli belge Türkiye’ye geldikten sonra da bütünlüğü korunur; apostil sayfası belgeden ayrılmaz. Noter yeminli tercüman çeviriyi apostilli belgeye dayanarak yapar ve apostil şerhini de çevirir. Belgenin sayfaları ayrılırsa Türk makamı apostilin hangi belgeye ait olduğunu göremez. Bu yüzden çeviri, apostilli belgenin bütününe ayrı bir dosya olarak eklenir.
İlgili sayfalar
Mühür şartı kurum mührü şartı sayfasında, noter zinciri hōmukyoku onayı sayfasında anlatılır.