Japon bir şirketin açtığı bir ihaleye katılmak ya da Japon bir alıcıya teklif vermek, kısa sürede çok sayıda belgenin iki dil arasında taşınmasını gerektirir. Bu sayfa ihale ve teklif dosyalarının çevirisinde takvimin ve belge akışının nasıl kurulduğunu anlatır.
Şartname seti
İhale dosyası çoğunlukla bir şartname, teknik ekler, çizimler ve sözleşme taslağından oluşur. Hepsinin tam çevirisi her zaman gerekmez. İlk adım, dosyanın ön okumasıyla hangi belgelerin teklif için kritik olduğunun belirlenmesidir.
Öncelik sırası
Teklif için kritik belgeler önce çevrilir: kapsam, teknik gereklilikler, teslim koşulları ve değerlendirme ölçütleri. Sözleşme taslağı ve genel koşullar, teklifin hazırlanmasıyla paralel olarak çevrilebilir. Bu sıra, teklif ekibinin çeviriyi beklemeden çalışmaya başlamasını sağlar.
Takvimin kurulması
İhale takviminde son teklif tarihi değişmez bir sınırdır. Çeviri planı bu tarihten geriye doğru kurulur: teklif ekibinin iç onayı, fiyatların son kontrolü ve belgelerin gönderimi için gereken süre ayrılır, çevirinin bitiş tarihi buna göre belirlenir. Şartnamede sonradan yapılan değişiklikler de bu plana eklenir.
Teklifin dili
Bazı Japon alıcılar teklifin Japonca, bazıları İngilizce ya da iki dilli verilmesini ister. Bu koşul şartnamede yazar ve çeviri planı ona göre kurulur. Teklif iki dilli verilecekse iki metnin aynı içeriği taşıdığı ayrıca karşılaştırılır.
Soru-cevap aşaması
Birçok ihalede katılımcıların soru sorabildiği bir süre vardır ve bu sürenin bir son günü bulunur. Türkçe hazırlanan soruların Japoncaya, gelen yanıtların Türkçeye çevrilmesi bu takvime göre planlanır. Soru-cevap belgesi şartnamenin bir parçası sayılabileceği için yanıtlar da dikkatle çevrilir.
Teklif belgeleri
Teklif mektubu, teknik teklif ve fiyat tablosu Türkçeden Japoncaya çevrilir. Fiyat tablolarında rakamlar ve para birimleri birebir aktarılır ve kaynak tabloyla ayrıca karşılaştırılır. Teknik teklifte şartnamedeki terimler aynen kullanılır ki değerlendirici teklifi şartnameyle kolayca eşleştirebilsin.
Terim tutarlılığı
İhale dosyasında şartname, soru-cevap ve teklif aynı terimleri kullanmalıdır. Şartnamenin çevirisi sırasında çıkarılan terim listesi, teklif çevirisinde de kullanılır. Böylece teklif, şartnamenin diliyle konuşur.
Şirket belgeleri
Bazı ihaleler katılımcıdan ticaret sicil belgesi, faaliyet belgesi ya da referans listesi ister. Bu belgelerin resmî bir onay gerektirip gerektirmediği ihale koşullarında yazar. Onay gerekiyorsa bu adımın süresi de takvime eklenir.
Gizlilik
İhale belgeleri çoğunlukla gizlilik taahhüdüyle paylaşılır. Belgeler ücretsiz makine çevirisi servislerine yüklenmez ve ihaleyi açan şirketin gizlilik koşulları çeviri sürecine de uygulanır. Gerekiyorsa gizlilik taahhüdü iş başında imzalanır.
İlgili sayfalar
Dosyanın ön okuması özet çeviri ve ön okuma sayfasında, teknik metin Japonca teknik çeviri sayfasında anlatılır.