Bir Japon şirketi Türkiye’de ayrı bir şirket kurmadan da faaliyet gösterebilir: ana şirketin Türkiye şubesi ticaret siciline tescil edilir. Şubenin dosyası neredeyse tamamen Japonya’da düzenlenen belgelerden oluşur ve her biri Japonya’da onaylanıp Türkiye’de Türkçeye çevrilir.
Zincirin adımları
- MERSİS’ten başvuru yapılır, talep numarası ve ticaret sicili randevusu alınır.
- Japonya’da şube açma kararı, vekâletname ve merkez beyannamesi hazırlanır; güncel sicil belgesi alınır.
- Belgeler Japonya’da apostillenir ya da Türk konsolosluğunda onaylanır.
- Türkiye’de yeminli tercümanca Türkçeye çevrilir ve çeviri noterde onaylanır.
- Temsilcinin imza beyannamesiyle birlikte ticaret sicili müdürlüğüne başvurulur.
Şube ne demektir
Cumhurbaşkanlığı Yatırım Ofisine göre şubenin pay sahibi yoktur, bağımsız bir tüzel kişi değildir ve süresi ana şirketin süresiyle sınırlıdır. Şube için sermaye şartı yoktur, ama faaliyetleri için bir bütçe ayrılması önerilir. Şube yalnız ana şirketin amaçlarıyla aynı amaçlar için kurulabilir.
Merkezin belgeleri
İstanbul Ticaret Odası, Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 122. maddesine dayanarak merkezin yetkili organının şube açma ve Türkiye’de yerleşik tam yetkili temsilci atama kararını ister. Kararda temsil yetkisi yazılı değilse ayrıca vekâletname verilir. Merkezin güncel sicil kayıtlarını gösteren belge, şirket sözleşmesinin onaylı örneği ve kaynak ülke hukukunun şube tescili için aradığı şartları gösteren yetkili makam yazısı da dosyaya girer.
Merkez beyannamesi
Merkezin yetkililerince imzalanan beyannamede merkezin unvanı, türü, işletme konusu, sermayesi, kuruluş tarihi, sicil numarası ve tabi olduğu hukuk yazılır. Şubenin unvanı, şubeye ayrılan sermaye, temsilcilerin kimlik bilgileri ve şubenin adresi de aynı beyannamede yer alır. Beyanname yabancı dilde düzenlenmişse Türkçe tercümesinin noter onaylı sureti verilir.
Japonya’da hangi belge nasıl onaylanır
Japonya Dışişleri Bakanlığına göre kamu kurumlarının düzenlediği belgeler bakanlıkta doğrudan apostillenir; ticaret sicili belgesi bu gruptadır ve düzenlenmesinden itibaren üç ay içinde başvurulur. Şirketin kendi hazırladığı esas sözleşme, karar ve vekâletname ise özel belgedir ve önce Japon noterinden geçer. Bu iki yolun ayrıntısı şirket belgelerinde apostil zinciri sayfasındadır.
Türkiye’de çeviri
Yatırım Ofisi, yurt dışında düzenlenen şube belgelerinin noterde onaylanıp apostillenmesini ya da düzenlendikleri yerdeki Türk konsolosluğunca onaylanmasını ister. Onaylanmış asılların ardından Türkçeye resmî olarak çevrilmesi ve çevirinin Türk noterince onaylanması gerekir. Japonca belge için bu adım Japoncadan Türkçeye resmî çeviri ile yapılır.
Temsilci ve imza
Şubeyi temsil edecek kişi yabancıysa pasaportunun Türkçe tercümesinin noter onaylı sureti verilir. Temsilci Türk vatandaşıysa kimlik kartının noter onaylı sureti yeterlidir. Temsilcinin Türk Ticaret Kanununun 40. maddesine göre şube unvanı altında düzenlenen imza beyannamesi de istenir.
Unvan ve vergi numarası
İstanbul Ticaret Odasına göre yabancı şirketin Türkiye’deki ilk şubesinin unvanı merkez unvanı, merkezin ülkesi ve “İstanbul Merkez Şubesi” sözleriyle kurulur; sonraki şubelerde “Merkez” kelimesi kullanılmaz. Başvuruya yurt dışındaki merkez için alınmış potansiyel vergi numarasının ekran çıktısı eklenir, şube için ayrıca numara gerekmez. Şubede sonradan yapılacak değişiklikler şubede değişiklik sayfasındadır.