Japon şirketinin hōmukyoku’daki ticaret sicili kaydının en sık istenen örneği 履歴事項全部証明書 (rireki jikō zenbu shōmeisho) adını taşır. Gündelik dilde hâlâ sicil tasdiknamesi anlamında 登記簿謄本 (tōkibo tōhon) denir ve Türkiye’deki kuruluş belgelerinde bu ad da geçer.
Geçmişin kapsamı
Japon Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 30. maddesine göre belge, hâlen geçerli kayıtlara ek olarak talep gününden üç yıl önceki günün içinde bulunduğu yılın 1 Ocak gününden beri silinmiş ya da geçerliliğini yitirmiş kayıtları da gösterir. Örneğin yakın bir tarihte değişmiş yönetim kurulu üyeleri, eski ve yeni adlarıyla birlikte görünür. Bu sınırdan daha eski değişiklikler kapanmış kayıtlar belgesinde kalır.
Belgenin bölümleri
Belge unvan, merkez adresi, kuruluş tarihi, faaliyet konuları, sermaye, pay bilgileri ve yöneticiler gibi bölümlerden oluşur ve her kaydın yanında tescil tarihi yazar. Silinmiş kayıtların altı çizili olarak gösterilmesi, eski ile yeninin aynı belgede okunmasını sağlar. Çeviride altı çizili kayıtların silinmiş olduğu açıkça belirtilir.
Türkiye’deki vergi numarası
JETRO’nun Türkiye’de şirket kuruluşu sayfasına göre yabancı ana şirket, Türkiye’deki vergi dairesine apostilli, Türkçeye çevrilmiş ve noterce onaylanmış sicil kaydını vererek geçici vergi numarası alır. Bu adım kuruluş işlemlerinin başında gelir. Sicil kaydı bu yüzden Türkiye’deki kuruluş dosyasında ilk çevrilen belgedir.
Şube tescilinde
İstanbul Ticaret Odası, merkezi yurt dışında olan işletmenin Türkiye şubesinin tescilinde merkezin güncel sicil kayıtlarını içeren belgenin onaylı örneğini ister. Oda, yabancı ülkede düzenlenen belgelerin apostil ya da Türk konsolosluğu tasdiki ve noter onaylı Türkçe çeviriyle verilmesini zorunlu tutar. Japon şirketi için bu belge sicil kaydının kendisidir.
Apostil doğrudan
Japonya Dışişleri Bakanlığı devlet kurumlarının belgeleri arasında sicil kaydını örnek olarak sayar ve bu belgeye doğrudan apostil verir. Belgenin düzenlenmesinden itibaren üç ay içinde olması gerekir. Japon Noterler Birliği, sicil kaydı resmî belge olduğu için Japon noterinin onu onaylayamayacağını ayrıca belirtir.
Çevrim içi talep
Hōmukyoku, şirket sicil belgelerinin internet üzerinden de istenebildiğini, ancak teslimin posta ya da gişe yoluyla yapıldığını ve elektronik sicil belgesinin çevrim içi verilmediğini yazar. Japonya dışındaki bir şirket yetkilisi belgeyi bu yolla isteyebilir ve Japonya’daki bir adrese gönderilmesini sağlar. Belgenin kâğıt aslı apostil için gereklidir.
Temsilcinin adresi
Ekim 2024’ten beri anonim şirketin temsilcisi, belirli şartlarla adresinin bir kısmının sicil belgelerinde gösterilmemesini isteyebilir. Japonya Adalet Bakanlığı bu durumda sicil belgesinin temsilcinin adresini kanıtlamaya yetmeyeceğini yazar. Türk kurumu temsilcinin adresini arıyorsa ek bir belge gerekebilir.
Güncel özet mi, geçmişli kayıt mı
Yalnız geçerli kayıtları gösteren daha kısa bir belge de vardır. İstanbul Ticaret Odası güncel sicil kayıtlarından söz ettiği için hangi Japon belgesinin istendiği başvurudan önce sorulur. Kısa sürüm genzai jikō zenbu shōmeisho sayfasında anlatılır.