Türkiye’deki şubenin kararlarını Japonya’daki ana şirket alır. Adres, müdür, sermaye ya da tasfiye gibi her değişiklikte Japonya’da bir karar düzenlenir, onaylanır ve Türkçe çevirisiyle ticaret siciline verilir.
Zincirin adımları
- MERSİS’ten başvuru yapılır, talep numarası ve randevu alınır.
- Ana şirketin yetkili organı Japonya’da kararı alır.
- Karar Japonya’da apostillenir ya da Türk konsolosluğunda onaylanır.
- Kararın Türkçe çevirisi noterde onaylanır ve noter onaylı sureti hazırlanır.
- Dilekçe ve diğer belgelerle bölge temsilciliğine başvurulur.
Bütün değişikliklerde ortak kural
İstanbul Ticaret Odası, şube değişikliklerinin her birinde yabancı ülkede o ülke hukukuna göre düzenlenen kararın Türk konsolosluğunda ya da apostil sözleşmesine göre onaylanmasını ve noter onaylı Türkçe çevirisiyle verilmesini ister. Japon şirketinin kararı özel belge olduğundan önce Japon noterinde ve adalet bürosunda onaylanır, sonra apostil alır. Dilekçe vekille imzalanıyorsa vekâletin aslı ya da noter onaylı sureti de eklenir.
Adres değişikliği
Adres değişikliğinde merkezin ya da Türkiye şubesinin aldığı kararın noter onaylı sureti verilir. Oda, işlem onaya gönderilmeden önce MERSİS’teki değişiklik ön izlemesinde görünen adresin karara yazılan adresle aynı olup olmadığının kontrol edilmesini ister. Çeviride adres, Türk adres biçimine göre ve karardaki Japonca metinle birebir eşleşecek şekilde aktarılır.
Müdür atama
Yeni şube müdürü için merkezin atama kararının noter onaylı sureti, müdürün imza beyannamesi ve görevi kabul ettiğine dair belge verilir. Müdür yabancıysa pasaportunun Türkçe tercümesinin noter onaylı sureti ve vergi numarası dökümü eklenir. Japon müdürün vergi numarası için vergi numarası sayfasına bakılır.
Sermaye artırımı
Şubeye ayrılan sermaye artırılacaksa merkezin sermaye artırımı kararının noter onaylı sureti verilir. Karar Japonya’da alındığı için onay ve çeviri zinciri öteki değişikliklerle aynıdır. Kararın tarihinin ve tutarının çeviride aslıyla birebir aynı olması gerekir.
Tasfiyeye giriş
Şube kapanacaksa önce merkezin tasfiyeye giriş kararının noter onaylı sureti, tasfiye memurunun imza beyannamesi ve görevi kabul ettiğine dair belge verilir. Temsile yetkili tasfiye memurlarından en az biri Türk vatandaşı olmalı ve Türkiye’de oturmalıdır. Alacaklılara çağrı ilanı MERSİS’te kendiliğinden oluşur, tescille eş zamanlı olarak ilana gönderilir ve ayrıca ilan formu verilmez.
Tasfiye sonu
Tasfiyenin sonunda merkezin tasfiye bilançosunu kabul eden kararının noter onaylı sureti verilir. Merkezin yetkili organınca onaylanmış, tasfiye halindeki şubenin kaşesiyle tasfiye memurunca imzalanmış son ve kesin bilanço da eklenir. Tasfiye bilançosunun Japonca aslı varsa o da aynı zincirden geçer.
İrtibat bürosu farkı
İrtibat bürosu ticaret siciline değil Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının iznine bağlı olduğundan değişiklikleri de oraya bildirir. Temsilcinin ya da yabancı şirketin unvanının değişmesi en geç bir ay içinde bildirilir ve kapanışta vergi dairesinin kapanış yazısı verilir. Ayrıntı irtibat bürosu sayfasındadır.