Japonca formlarda ve tablolarda dönem adı her zaman tam yazılmaz. Yer darlığı nedeniyle dönemin ilk kanjisi ya da Latin harfli adının baş harfi kullanılır; bu kısaltmalara genel olarak 略記 (ryakki) denir ve çeviride açık yazılmaları gerekir.
Tek kanji ile kısaltma
Dönem adları iki kanjiden oluşur ve kısaltmada çoğunlukla ilk kanji kullanılır: Reiwa için 令, Heisei için 平, Shōwa için 昭. Bu kısaltmayı gören Türk okur tek başına bir karakterin tarih olduğunu anlamayabilir. Çeviride kısaltma açılır ve dönemin tam adı yazılır.
Latin harfle kısaltma
Bazı formlar ve bilgisayar çıktıları dönem adını Latin harfli adının baş harfiyle gösterir: R, H, S, T ve M. “H3.4.1” biçiminde yazılmış bir tarih Heisei 3 yılının 4. ayının 1. günüdür, yani 1 Nisan 1991. Bu biçimde nokta ya da eğik çizgi, yıl, ay ve günü ayırır.
Seçmeli dönem kutuları
Doğum tarihi sorulan birçok Japon formunda dönem adları yan yana basılır ve başvuran kendi döneminin çevresine yuvarlak çizer. Taranmış ya da fotokopisi alınmış bir formda bu yuvarlak silik görünebilir. Çevirmen, hangi dönemin işaretlendiğini yıl numarası ve kişinin yaşıyla birlikte kontrol eder.
Aynı harf, farklı dönem
Latin harfli kısaltmada her dönem ayrı bir harfle gösterildiği için karışıklık azdır, ama el yazısında H ile M, S ile 5 birbirine benzeyebilir. Bir “S5” yazısı Shōwa 5, yani 1930 olabileceği gibi okunuşu bozuk bir sayı da olabilir. Belirsiz durumda çeviride belgenin göründüğü biçim korunur ve belirsizlik not edilir.
Kısaltmanın çevirideki yeri
Çeviride kısaltma harfi harfine bırakılmaz; “Heisei 3 (1991), 1 Nisan” gibi açık bir tarih yazılır. Belgenin aslında kısaltma kullanıldığını göstermek isteyen kurum için çevirmen notu eklenebilir. Türk kurumunun beklediği şey, tarihin tek okunuşlu ve miladi karşılığıyla verilmesidir.
Tablolarda tekrar eden dönem
Çalışma geçmişi ya da sigorta dökümü gibi tablolarda dönem adı sütun başlığında bir kez yazılır, satırlarda yalnız yıl ve ay görünür. Tablo iki dönemi kapsıyorsa, dönem değişikliği bir satır başında yeniden belirtilir ya da hiç belirtilmez. Çevirmen her satırın dönemini başlıktan ve tarih sırasından çıkararak miladi yıla çevirir.
Dijital belgelerde
Bilgisayarla üretilen belgelerde dönem adı bazen tam, bazen kısaltılmış, bazen de hiç kullanılmadan miladi yılla yazılır. Aynı kurumun iki belgesi farklı biçimlerde olabilir. Çeviride hangi biçim gelirse gelsin sonuç aynı açık tarih biçiminde yazılır ki dosyadaki bütün tarihler aynı görünsün.
Dönem adlarının listesi
Kısaltmaların hangi dönemi gösterdiğini bulmak için beş dönemin adı ve başlangıç günleri wareki sayfasında verilir. Dönüşüm için Japon takvimi çevirici kullanılabilir.