Bir Türk mahkemesinin dava dilekçesi ya da kararı Japonya’daki bir kişiye tebliğ edilecekse belge Lahey Tebligat Sözleşmesinin yolundan gider. Bu yolda Japonya’nın merkezi makamı Dışişleri Bakanlığıdır, 外務省 (Gaimushō); HCCH’nin Japonya sayfası kurumun tebliği nasıl yürüttüğünü anlatır.
Merkezi makamın işi
Bakanlık kendisine gelen tebliğ talebini yetkili mahkemeye iletir; muhatapla doğrudan bakanlık değil mahkeme ilgilenir. HCCH kaydına göre kurumla yazışma Japonca ya da İngilizce, faksla yürür. Talebin eksiksiz ve doğru adresle gelmesi bu yüzden mahkemedeki süreci doğrudan belirler.
Resmî tebliğ
Resmî tebliğde mahkeme belgeyi Japon postasının özel tebliğ hizmetiyle ya da bir icra memuruyla muhataba ulaştırır. Posta yoluyla yapılan tebliğde teslimle ilgili tutanağı postacı düzenler. Tebliğin nasıl ve ne zaman yapıldığı, sözleşmenin 6. maddesindeki belgeyle başvurana bildirilir.
Gönüllü teslim
Gönüllü teslim yolunda mahkeme kâtibi muhatabı tebliğ edilecek belge hakkında bilgilendirir; muhatap ya mahkemeye gelip belgeyi alır ya da kendisine gönderilmesini ister. Muhatap belgeyi almayı reddederse ya da üç hafta içinde gelmez ve gönderim istemezse belge başvurana geri döner. Bu yol, muhatabın belgeyi kendi isteğiyle aldığı teslim biçimidir.
Özel yöntemle tebliğ
Talep edilirse icra memuru belgeyi, muhatabın gerçekten o kişi olduğunu doğruladıktan sonra doğrudan eline verir. Bu yöntem, tebliğin kime yapıldığının kesin olarak belgelenmesi gereken dosyalarda istenir. İcra memuru yoluyla yapılan tebliğde ücret doğar ve mahkeme masraf hesabını tebliğ belgesiyle birlikte başvurana gönderir.
Tam Japonca çeviri
Japonya, resmî tebliğde ve özel yöntemle tebliğde belgenin tam çevirisini ister ve çeviriyi belgenin aslıyla birlikte muhataba verir. Dava dilekçesinin yalnız özetinin çevrilmesi ya da eklerin çevrilmeden bırakılması bu yüzden talebi eksik bırakır. Eksik çeviri, talebin resmî tebliğ için gereken şartı karşılamadığı anlamına gelir.
Masraf
HCCH kaydına göre tebliğin masrafını kural olarak Japon devlet hazinesi karşılar ve başvurana ücret çıkmaz. İstisna icra memuru yoluyla yapılan tebliğdir; bu durumda memurun ücreti ve yol masrafı başvurandan istenir. Güncel tutarlar HCCH sayfasında Japonya’nın bildirdiği biçimde yayımlanır.
İkili anlaşmalar
HCCH sayfası Japonya’nın bazı ülkelerle yaptığı adli yardım anlaşmalarını ve konsolosluk sözleşmelerini listeler; Türkiye bu listede yoktur. Japonya, sözleşmenin 20(b) maddesi kapsamında da bir anlaşma yapmadığını bildirmiştir. Türk mahkemesi ile Japon muhatap arasındaki tebligat bu yüzden sözleşmenin genel yolundan yürür.
Türk tarafındaki merkezi makam
Türk mahkemesinin talebi Türkiye’nin kendi merkezi makamı üzerinden Japonya’ya ulaşır. O makamın Japonya’dan gelen belgeler için koyduğu kurallar Adalet Bakanlığı Dış İlişkiler sayfasında, tebliğ kelimesinin Japon hukukundaki anlamı sōtatsu sayfasında anlatılır.