Japon şirketinin temsilcisi, şirket adına kullandığı mührü hōmukyoku’ya bildirir. Bu mührün baskısını gösteren belgeye şirket mühür belgesi denir: 印鑑証明書 (inkan shōmeisho). Kişilerin belediyeden aldığı mühür belgesinden farklı olarak bunu hōmukyoku düzenler.
Mühür kartı
Hōmukyoku, gişede mühür belgesini teslim alırken temsilciye verilmiş mühür kartının mutlaka gösterilmesini ister. Kart olmadan belge verilmez; bu, belgenin yalnız yetkili kişilerce alınmasını sağlar. Kartı elinde tutmayan bir yabancı ortak belgeyi kendisi alamaz, şirket içindeki yetkiliden ister.
Çevrim içi talep
Hōmukyoku, mühür sahibinin belgeyi elektronik imzayla çevrim içi de isteyebildiğini ve kişisel numara kartının bu imza için kullanılabildiğini yazar. Belge belirtilen adrese postalanır; acil durumda seçilen bir sicil bürosunun gişesinden de alınabilir. Çevrim içi talepte de teslim alan kişi mühür kartını gösterir.
Mühür kayıtları süresiz
Japon Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 34. maddesi hōmukyoku’daki mühür kayıtlarının süresiz saklandığını düzenler. Şirketin eski bir temsilcisinin mührü de bu yüzden kayıtlarda durur. Mühür belgesi ise her zaman belgenin düzenlendiği gündeki geçerli mührü gösterir.
Noter onayında rolü
Japon Noterler Birliği, şirket temsilcisinin sıfatıyla imzaladığı özel belgenin onayında sicil kaydı ya da temsilci belgesiyle birlikte temsilci mührünün mühür belgesini ister. Birlik, bu belgelerin de üç aydan eski olmamasını şart koşar. Türkiye’ye gidecek şirket vekâletnamesi ve kararları bu yüzden çoğu zaman mühür belgesiyle birlikte hazırlanır.
Mühür şirketten çıkamıyorsa
Birlik, temsilci mührünün şirket dışına çıkarılamadığı durumlarda başka kimlik belgeleriyle onayın yapılabileceğini ve bunun noterlik bürosuna sorulmasını önerir. Japon şirketlerinde temsilci mührü sıkı korunduğu için bu durum sık görülür. Hangi belgenin kabul edileceği onaydan önce büroyla konuşulur.
Apostil
Mühür belgesi hōmukyoku’nun düzenlediği bir devlet belgesi olduğu için Japonya Dışişleri Bakanlığından doğrudan apostil alabilir. Türk kurumu şirketin mührünü ayrıca görmek isterse belge apostilli ve çevrili olarak dosyaya konur. Çevirmen mührün baskısını çevirmez, belgede nerede durduğunu köşeli parantezle belirtir.
Kişisel mühür belgesiyle farkı
Japon Noterler Birliği imzalayanın sıfatına göre farklı belge ister: kişi kendi adına imzalıyorsa belediyeden alınmış kişisel mühür belgesini, şirket adına temsilci sıfatıyla imzalıyorsa hōmukyoku’nun düzenlediği şirket mühür belgesini. İki belgenin başlığı benzer olduğu için çeviride düzenleyen kurumun adı açıkça yazılır. Belediyenin kişisel mühür kaydı için inkan tōroku shōmeisho sayfasına bakılır.
Adresi gizlenmiş temsilci
Ekim 2024’ten beri temsilcinin adresi sicil belgelerinde kısmen gösterilmeyebiliyor. Japonya Adalet Bakanlığı bu durumda bazı işlemlerde şirketin mühür belgesi gibi ek belgelerin gerekebileceğini yazar. Sicil kaydı rireki jikō zenbu shōmeisho sayfasında anlatılır.