Japonya’da kişi, belediyeye bir mühür tescil ettirir ve bu mühre 実印 (jitsuin) denir. Mührün tescilli olduğunu ve baskısının ne olduğunu gösteren belediye belgesi 印鑑登録証明書 (inkan tōroku shōmeisho), yani mühür tescil belgesidir.
İmzanın yerini tutan mühür
Japon Noterler Birliği, Japonya’da bir kuruma verilecek özel belgeye tescilli mührün basılıp mühür belgesinin eklenmesinin çoğu zaman yeterli olduğunu yazar. Bu yüzden Japon iç işlerinde noter onayı az kullanılır. Yurt dışında ise durum tersidir ve birlik, yabancı kurumların çoğunun noter onayı aradığını belirtir.
Belgenin gösterdiği şey
Mühür tescil belgesi mührün baskısını, yani kâğıda bastığında çıkan izi gösterir. Belgeyi alan kurum, sözleşmedeki ya da dilekçedeki baskıyı bu izle karşılaştırır. Çeviride baskının kendisi çevrilmez; belgede nerede durduğu köşeli parantez içinde belirtilir ve baskıdaki ad ayrıca aktarılır.
Türkiye’ye gidecek vekâletnamede
Japonya’da imzalanıp Türkiye’de kullanılacak bir vekâletname Japon noterinde onaylanır. Japon Noterler Birliğine göre noter, imzalayan kişinin kimliğini fotoğraflı resmî kimlikle ya da mühür belgesi ve tescilli mühürle doğrular. Bu durumda mühür belgesi zincirin bir parçasıdır ve vekâletnameyle birlikte Türkçeye çevrilecek evrak arasına girebilir.
Üç aylık sınır
Noterlerin kimlik doğrulamasında kabul ettiği mühür belgesi, düzenlenmesinden itibaren üç ayı geçmemiş olmalıdır. Aynı üç ay, belge doğrudan Japonya Dışişleri Bakanlığından apostil alacaksa da aranır. Eski tarihli bir mühür belgesi bu yüzden iki işte de yeniden istenir.
Yurt dışında oturanlar
Japonya Adalet Bakanlığı, yurt dışında oturan kişinin mühür belgesi alamayacağını ve tapu işlemlerinde bunun yerine Japon konsolosunun düzenlediği imza belgesinin kabul edildiğini yazar. Türkiye’de oturan bir Japon vatandaşı bu belgeyi Japonya’nın Ankara Büyükelçiliğinden alır. Belgenin kullanıldığı yer Japonya’dır, Türk makamı değildir.
Yabancı noterin imza onayı
Bakanlık, kişinin oturduğu yer Japon temsilciliğine uzaksa yabancı bir noterin düzenlediği imza onayının da kabul edildiğini belirtir. Bakanlığın aktardığı eski bir yazışmada bu tür belgenin yabancı dilde olabileceği ve imzanın Latin harfleriyle atılabileceği de yazılıdır. Türkiye’de oturan ve Japonya’daki bir mirasa taraf olan kişi için bu, Türk noterinde imza onayı anlamına gelir; o belgenin Japoncaya çevrilmesi ise Türk belgeleri bölümünün konusudur.
Şirket mührü ayrı bir belgedir
Kişinin belediyeye tescil ettirdiği mühür ile şirketin hōmukyoku’ya bildirdiği temsilci mührü farklı kayıtlardır. Şirket adına imzalanan belgede aranan belge belediyenin değil hōmukyoku’nun düzenlediği mühür belgesidir. O belge hōjin inkan shōmeisho sayfasında anlatılır.
Mirasta sık karşılaşılan yer
Japonya’daki bir mirasın paylaşımında mirasçıların imzaladığı sözleşmede tescilli mühür ve mühür belgesi birlikte görülür. Türkiye’de oturan mirasçı bu mühre sahip olmadığı için yukarıdaki imza belgesi yoluna gider. Paylaşım sözleşmesi isan bunkatsu kyōgisho sayfasında anlatılır.