Bir kişi başka bir belediyeye ya da yurt dışına taşındığında veya öldüğünde, belediyedeki ikamet kaydı silinir. Silinen kaydın örneğine 住民票の除票 (jūminhyō no johyō) denir; belge, kişinin o belediyede artık oturmadığını ve kaydın hangi olayla kapandığını gösterir.
Kayıt hangi olayla kapanır
Ota Belediyesinin açıklaması silinme nedenleri olarak taşınmayı ve ölümü sayar. Taşınma yurt içinde olduğunda kişi yeni belediyede yeni bir kayıt açar; yurt dışına çıkışta ise Japonya’da açık bir ikamet kaydı kalmaz. Türkiye’ye kesin dönüş yapan bir Türk vatandaşının son Japon adresi bu yüzden yalnız kapanmış kayıttan okunur.
Saklama süresi uzatıldı
Reiwa 1 (2019) yılı 20 Haziran tarihinde yürürlüğe giren değişiklikle, 20 Haziran 2014’ten sonra silinen kayıtların saklama süresi beş yıldan 150 yıla çıkarıldı. Değişiklik geriye doğru sınırlı işlediği için eşik tarih önemlidir. Belgeyi isteyen kişi önce kaydın hangi yıl silindiğini hesaplar.
Eşikten önce silinen kayıtlar
20 Haziran 2014’ten önce silinmiş kayıtlar eski beş yıllık süreye tabidir ve Ota Belediyesi bunların örneğini veremeyeceğini açıkça yazar. Bu durumda Japon vatandaşının eski adresleri kütüğe bağlı adres kaydından aranır. 2012’den önce Japonya’da yaşamış yabancının geçmişi ise eski yabancı kayıt defterinde durur.
SGK borçlanmasında ikamet kanıtı
SGK, yurt dışında ev kadını olarak geçen sürelerin borçlanmasında ikamet edilen ülke makamlarınca verilen ikamet belgesinin aslını ve Türkiye’de yeminli tercümanca yapılmış çevirisini ister. Japonya’dan ayrılmış kişinin oturduğu dönemi gösteren belge kapanmış ikamet kaydıdır. SGK aynı yerde Türk temsilciliklerinin düzenlediği ikamet belgesini de seçenek olarak sayar.
Japon adli sicil başvurusunda
Osaka Emniyeti, adli sicil belgesi başvurusunda ikamet kaydını yurt dışına taşımış kişilerden Japon vatandaşı ise kütüğe bağlı adres kaydını, yabancı ise silinmiş ikamet kaydının örneğini ister. Türkiye’ye dönmüş ve Japonya’dan adli sicil belgesi alması gereken Türk vatandaşı bu belgeyi başvurudan önce hazırlar. Adli sicil belgesinin kendisi ayrı bir sayfada anlatılır.
Belgedeki iki tarih
Kapanmış kayıtta kişinin o belediyeye yerleştiği tarih ile kaydın silindiği tarih birlikte görülür. SGK borçlanmasında sayılacak dönem bu iki tarih arasından hesaplanır. Çeviride iki tarih de Japon dönem yılıyla birlikte miladi karşılığıyla yazılır, gün ve ay atlanmaz.
Apostil ve üç ay
Belediyenin düzenlediği bu örnek, Japonya Dışişleri Bakanlığının doğrudan apostil verdiği belgelerdendir. Üç aylık süre kaydın silindiği günden değil örneğin düzenlendiği günden başlar. Eski bir kaydın yeni tarihli örneği bu yüzden apostil için yeterince tazedir.
Hangi adresler görünmez
Kapanmış kayıt yalnız o belediyedeki son adresi gösterir; kişinin Japonya içindeki önceki taşınmaları her belediyenin kendi kaydında kalır. Uzun bir oturma geçmişi kurulacaksa her belediyeden ayrı örnek istenir. Hâlâ Japonya’da oturan kişi için belge jūminhyō örneğidir.