Japonya’da yabancılar 9 Temmuz 2012’ye kadar belediyelerin tuttuğu ayrı bir yabancı kayıt sistemine yazılıyordu. Bu sistemin her kişi için tuttuğu kartın adı 外国人登録原票 (gaikokujin tōroku genpyō) idi. Sistem kaldırıldığında kartlar Japonya Göç İdaresine devredildi ve bugün yalnız bir bilgi edinme başvurusuyla görülebiliyor.
Bugün neden hâlâ gerekli
Yabancı sakinlerin bugünkü jūminhyō kaydı 2012’den önceki adresleri göstermez. 1990’larda ya da 2000’lerde Japonya’da yaşamış bir Türk vatandaşının o yıllardaki adresleri, işi ve statüsü yalnız bu eski kartta durur. Uzun bir yurt dışı geçmişi belgelenecekse iki kaydın birlikte istenmesi gerekir.
Kartta hangi bilgiler var
Göç İdaresi karttaki bilgileri tek tek sayar: ad, cinsiyet, doğum tarihi ve yeri, uyruk, meslek, pasaport numarası ve tarihi, giriş izni tarihi, oturma statüsü ve süresi, ülkedeki ve Japonya’daki adres, hane reisi, iş yerinin adı ve adresi, imza ve fotoğraf. İdare, kartın biçimi yıllar içinde değiştiği için her kartta bu bilgilerin hepsinin bulunmayabileceğini ayrıca belirtir. Kartta olmayan bir bilgi için başka bir kayıt aranır.
Değişikliklerin izi
Kişi 8 Temmuz 2012’ye kadar belediyede bir değişiklik kaydı yaptırdıysa bu değişikliklerin geçmişi de karta yazılmıştır. Ad, uyruk, meslek, statü, süre, hane reisi ve adres değişiklikleri bu geçmişte görülür. Aynı kişinin farklı yıllardaki iş yerleri bu yüzden tek bir kartın satırlarından okunabilir.
Kimler başvurabilir
Başvuruyu kartın sahibi, küçük ya da vesayet altındaysa yasal temsilcisi yapar; bir vekil de yetki belgesiyle başvurabilir. Başka bir kişinin kartındaki bilgi, başvuru sahibi o bilgiyi zaten biliyor sayılmadıkça verilmez. İdare, başvuruların çok olduğunu ve sonucun gelmesinin zaman aldığını duyurur; bu belgeyi gerektiren bir dosya erkenden başlatılır.
Vefat eden yakının kartı
Kişisel veri mevzuatı yalnız yaşayan kişilerin verisini kapsadığı için ölmüş bir yabancının kartı ayrı bir yoldan istenir. İdare bu örneği bir idari hizmet olarak ve yalnız ölenin eşine, üstsoyuna, altsoyuna ya da kardeşine verir. Kartta başvuran dışındaki kişilere ait bilgiler varsa o kısımlar silinerek örnek hazırlanır.
Ad ya da uyruk değiştiyse
Japonya’ya vatandaşlık başvurusu gibi nedenlerle adı, uyruğu ya da doğum tarihi değişmiş kişi, bu değişikliği gösteren belgeyi başvuruya ekler. İdare örnek olarak kütükten tek kişilik örneği sayar. Türk vatandaşlığını koruyan bir kişi için bu durum çoğunlukla evlilikle soyadının değişmesinde doğar.
Türkiye’deki kullanımı
SGK, yurt dışında ev kadını olarak geçen sürelerin borçlanmasında ikamet edilen ülke makamlarının verdiği ikamet belgesinin aslını ve Türkiye’de yeminli tercümanca yapılmış çevirisini ister. 2012 öncesi yıllar için Japonya’daki oturmayı gösteren resmî kayıt bu eski karttır. Kartın bu işte kabul edilip edilmeyeceği, borçlanma dilekçesi verilmeden önce SGK biriminden sorulur.
Çeviride fotoğraf ve imza
Kartın örneğinde kişinin fotoğrafı ve imzası da görünür. Çeviride bu alanlar köşeli parantez içinde belirtilir, imzanın okunuşu tahmin edilmez. Yeni kayıt sistemindeki karşılığı için yabancı sakinin jūminhyō kaydı sayfasına bakılır.