Türkiye’de yaşayan biri Japonya’daki bir şirket, miras ya da taşınmaz işi için Japonya’daki birine vekâlet verebilir. Vekâletname Türk noterinde Türkçe düzenlenir; Japonya’ya ulaşması için apostil ve Japonca çeviri gerekir.
Zincirin adımları
- Japonya’daki kurumun vekâletnamede hangi yetkileri ve bilgileri aradığı öğrenilir.
- Vekâletname Türk noterinde düzenlenir.
- Noterin imza ve mührü il ya da ilçedeki mülki amirlikte apostille onaylanır.
- Vekâletnamenin ve apostilin Japonca çevirisi hazırlanır.
- Belgeler Japonya’daki vekile gönderilir.
Noterde düzenleme
Noterlik Kanununun 72. maddesi noterin, iş yaptıracak kişilerin kimliğini, adresini, yeteneğini ve gerçek isteklerini tam olarak öğrenmesini ister. Japonya’daki kurumun istediği yetkiler vekâletnameye bu yüzden baştan ve açıkça yazılır. Vekâlet veren Türkçe bilmiyorsa işleme yeminli bir tercüman da katılır; ayrıntı Türk noterinde tercüman sayfasındadır.
Apostil
Kanunun 199. maddesine göre Türkiye’de yapılıp yabancı bir ülkede kullanılacak noter işlemindeki imza ve mührü herhangi bir il ya da ilçenin en büyük mülki amiri onaylar. Japonya ile Türkiye Apostil Sözleşmesine taraf olduğundan bu onay apostil şerhi biçiminde verilir. Yetkili makamlar ve başvuru yeri valilik ve kaymakamlık apostili sayfasında anlatılır.
Japonca çeviri
Japonya Adalet Bakanlığı, ticari tescil başvurusuna eklenen yabancı dildeki belgelerin ilke olarak tamamının Japonca çevirisini ister. Vekâletnamenin yanında noterin şerhi ve apostil de çeviriye dahil edilir. Türkçeden Japoncaya iş için Türkçeden Japoncaya resmî çeviri sayfasına bakılır.
İmza belgesi
Bakanlık, Japon ticari tescilinde yabancının imzasının kendisine ait olduğunu gösteren belgenin kendi ülkesinin makamlarınca düzenlenmesini ister ve bu makamlar arasında kendi ülkesindeki noteri de sayar. Türk vatandaşı için Türk noterinin imza onayı bu şartı karşılar. Japonya’daki temsilciliğin ya da üçüncü ülkedeki Türk temsilciliğinin belgesi de kabul edilir.
Sayfaların bağlanması
Japonya’da çok sayfalı belgelerin sayfaları mühürle birbirine bağlanır. Bakanlık, mühür kullanamayan yabancının tescil dosyasındaki belgelerde bunun yerine sayfa birleşim yerlerini ya da kenarlarını imzalayabileceğini veya kenara adının baş harflerini yazabileceğini açıklar. Türk noterindeki vekâletname birden fazla sayfaysa sayfaların hangi yöntemle bağlanacağı Japonya’daki tescil dairesine önceden sorulur.
Şirket kuruluşunda vekâlet
Japonya’da şirket kuran ve yurt dışında oturan kurucu, sermayenin yatırılmasını ve tescili Japonya’daki birine bırakabilir. Adalet Bakanlığı, kurucuların ve kurucu yöneticilerin tamamı yurt dışında oturuyorsa sermayenin vekâlet verilen üçüncü kişinin hesabına yatırılabileceğini ve bu yetkinin vekâletnameyle gösterileceğini yazar. Bakanlığa göre bu vekâletnameyi kuruculardan birinin vermesi yeterlidir; zincirin tamamı Türk girişimcinin Japonya’da şirket kurması sayfasındadır.
Taşınmaz ve miras
Japonya’daki bir taşınmazın mirasında Türk mirasçı, vekâletname dışında adres belgesi ve başka ekler de hazırlar. Bu belgelerin zinciri Japon mirasında Türk mirasçı sayfasında anlatılır. Vekâletnamenin Japonya’daki hangi kurumda kullanılacağı, çevirinin ve eklerin biçimini belirler.