Türkiye’de şube açan, şirket kuran ya da bir işlemi vekille yürüten Japon şirketi, kararını ve vekâletnamesini Japonya’da düzenler. Bu belgeler kamu belgesi değil, şirketin kendi belgesidir; Türkiye’de kullanılmadan önce Japonya’da üç aşamalı bir onaydan geçer.
Zincirin adımları
- Karar ya da vekâletname Japonya’da şirket yetkililerince imzalanır.
- Belge Japon noterinde onaylanır.
- Noterin bağlı olduğu adalet bürosu noterin mührünü onaylar.
- Japonya Dışişleri Bakanlığı apostil verir.
- Türkiye’de yeminli tercüman çevirir ve çeviri noterde onaylanır.
Neden doğrudan apostil yok
Japonya Dışişleri Bakanlığı, kişilerin ya da şirketlerin hazırladığı özel belgeleri doğrudan onaylamadığını yazar; esas sözleşme, mali tablolar ve ticaret odası belgeleri bu gruptadır. Böyle bir belge önce Japon noterinde onaylanır ve noterin bağlı olduğu adalet bürosunun müdürü noterin mührünü onaylar. Bakanlık ancak bundan sonra apostil verir.
Zinciri kısaltmak
Bakanlığa göre Japonya’da sekiz bölgedeki noterlikler istek üzerine üç adımı tek başvuruda tamamlar; yedi ilde ise noter ve adalet bürosu onayı bir arada alınır ve apostil ayrıca istenir. Bölgelerin listesi tek başvuruda üç adım sayfasındadır. Bakanlık yurt dışından posta başvurusu kabul etmediği ve belgeyi yalnız Japonya’daki bir adrese gönderdiği için zincir, kararı alan şirketin Japonya’daki birimi üzerinden yürür.
Kararda ne yazmalı
İstanbul Ticaret Odası şube kuruluşunda merkezin yetkili organının hem şube açma hem de Türkiye’de yerleşik tam yetkili temsilci atama kararını ister; temsil yetkisi kararda yoksa ayrıca vekâletname verilir. Cumhurbaşkanlığı Yatırım Ofisi, şirket kuruluşunda unvan ya da faaliyet konusu gibi özel bir şart varsa bunun kararda açıkça yazılmasını ister. Yönetim kuruluna tüzel kişi seçilirse onun adına hareket edecek gerçek kişinin adı, adresi, uyruğu ve vergi numarası da kararda yer alır.
Vekâletnamenin kapsamı
Yatırım Ofisine göre işlemler vekille yürütülecekse vekâletname, ticaret sicili müdürlüğü ve diğer resmî makamlar önünde başvuruyu izleme yetkisini gösterir. Vergi dairesinde vergi numarası ya da potansiyel vergi numarası almak için bu yetkinin vekâletnamede özel olarak yazılması gerekir. Vekâletname Japonya’da düzenlendiğinde bu yetkilerin hepsi tek metinde sayılırsa zincir bir kez yürütülür.
Tutanağın dili
Japonya Adalet Bakanlığı, Japon Şirketler Kanununa göre kurulan şirketlerin kanunen tutulması gereken genel kurul ve yönetim kurulu tutanaklarının Japonca hazırlanması gerektiğini hatırlatır. Türkiye’de kullanılacak kararın Japonca aslı bu yüzden tam olarak Türkçeye çevrilir. Karar metninde Türkiye’deki işlemin konusu, şubenin ya da şirketin unvanı ve temsilcinin kimliği açıkça yazılırsa çeviri de sicil müdürlüğünün aradığı bilgiyi taşır.
Türkiye’de çeviri ve konsolosluk yolu
İstanbul Ticaret Odası şube işlemlerinde, yabancı ülkede o ülke hukukuna göre düzenlenmiş belgenin Türk konsolosluğunda ya da apostil sözleşmesine göre onaylanmasını ve noter onaylı Türkçe çevirisiyle verilmesini ister. Japonya’daki Türk büyükelçiliğinde imza ve tercüme tasdiki de bir seçenektir, ama tasdikli çevirinin belgeyi alacak kurumca kabul edildiği önceden sorulur. Ayrıntı temsilcilikte tercüme tasdiki sayfasındadır.