Japon özel belgesinin apostil zinciri normalde üç ayrı kurumdan geçer: noter, adalet bürosu ve Dışişleri Bakanlığı. Bazı bölgelerdeki noterliklerde bu üç adım tek başvuruda tamamlanır. Hizmetin Japonca adı ワンストップサービス, yani tek durak hizmetidir.
Hizmetin kapsadığı bölgeler
Bakanlığın listesinde hizmetin sunulduğu kōshōnin büroları bölge bölge sayılır: Hokkaido’nun Sapporo adalet bürosu bölgesi ile Miyagi, Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka ve Fukuoka illeri. Hokkaido’nun diğer adalet bürosu bölgeleri bu listeye girmez. Belgenin hangi noterlikte onaylanacağı bu yüzden zincirin uzunluğunu belirler.
Ne zaman genişledi
Noterler birliğinin açıklamasına göre hizmet ilk olarak beş ilde, Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi ve Osaka illerinde başladı. Hokkaido’nun Sapporo bölgesi, Miyagi ve Fukuoka Ekim 2022’de eklendi. Eski tarihli kaynaklarda beş bölge yazılı olması bu yüzdendir.
Başvuru sahibi neyi atlar
Bakanlık, bu hizmeti kullanan kişinin adalet bürosuna ve bakanlığa gitmesine gerek kalmadığını yazar. Noterlik, adalet bürosu onayını ve bakanlığın apostilini önceden taşıyan bir onaylı belge düzenler. Belge noterlikten çıktığında Türkiye’ye gönderilmeye hazırdır.
Ücret
Bakanlığın kendi onayı ücretsizdir, ama bakanlık tek başvuru hizmetinin ücretli bir hizmet olduğunu belirtir. Ücret noterliğe ödenir ve tutarı bu sitede yazılmaz. Teklifte bu kalem Japonya’daki adımların maliyeti olarak ayrıca gösterilir.
Hangi belgeler için
Bakanlık tek başvuru hizmetini özellikle iki örnekte hatırlatır: şirketin esas sözleşmesi ve finansal tabloları ile pasaportun ya da ikamet kartının kopyası. Bu belgeler özel belge sayıldığı ya da aslına onay konamadığı için noter zincirine girer. Aile kütüğü örneği gibi kamu belgelerinde hizmet gerekmez, çünkü onlar doğrudan bakanlığa gider.
Apostil seçilmeli
Hizmette başvuru sahibi bakanlığın iki onayından birini seçer: apostil ya da kōin kakunin. Bakanlık, kōin kakunin seçilirse yabancı temsilciliğin konsolosluk onayının yine de ayrıca alınması gerektiğini hatırlatır. Türkiye Lahey Sözleşmesine taraf olduğu için bu hizmette apostil seçeneği işaretlenir.
Hizmetin kullanılmaması gereken durum
Belgeyi alacak kurum Japon bakanlığının onayını değil, hedef ülkedeki Japon temsilciliğinin onayını istiyorsa bakanlık tek başvuru hizmetinin kullanılmamasını söyler. Bu durumda belge adalet bürosunda ayrıca onaylanır. Bakanlığın onayladığı belge yerel Japon temsilciliğinde ikinci kez onaylanamaz.
Yedi ildeki yarım hizmet
Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano ve Niigata illerinde noter onayı ile adalet bürosu onayı birlikte alınır. Bu illerde bakanlığa ayrıca başvurulur. Ayrıntı yedi ilde iki adım sayfasındadır.
Türkiye’deki kişi için
Türkiye’de bulunan kişinin vekili belgeyi bu bölgelerden birindeki bir noterlikte onaylatırsa zincir tek ziyarette tamamlanır. Vekille yapılan noter onayının Türk kurumunca kabul edilip edilmeyeceği ayrıca sorulur. Noter onayının kendisi kōshōnin onayı sayfasında anlatılır.