Japon şirketinin kendini tanıttığı broşürün ya da web sayfasının adı 会社案内 (kaisha annai) olur. Belgenin en önemli bölümü, şirketin resmî bilgilerini tablo halinde veren 会社概要 (kaisha gaiyō), yani şirket künyesidir. Türk iş ortağı bir Japon şirketini ilk kez bu belgeyle tanır.
Şirket künyesinin satırları
Künye tablosunda şirket unvanı, kuruluş tarihi, sermaye, temsilci, merkez adresi, çalışan sayısı, iş alanları, ana bankalar ve grup şirketleri yer alır. Kuruluş tarihi çoğunlukla Japon dönem takvimiyle yazılır ve çeviride miladi karşılığı eklenir. Unvan, şirketin kendi İngilizce adıyla ya da Japonca okunuşuyla verilir ve bir kez seçilen biçim bütün belgede korunur.
Kurumsal numara
Japon vergi idaresi şirketlere bir kurumsal numara verir ve numara verilen şirketlerin adını, adresini ve numarasını kurumsal numara yayın sitesinde kamuya açıklar. Sitede şirket adının okunuşu yalnız şirket, ticaret sicilinde okunuşu yazdırmışsa gösterilir. Türk ortak bir Japon şirketinin unvanını ve adresini bu siteden doğrulayabilir.
Sermaye ve unvan kavramları
Künyedeki sermaye tutarı, şirketin ödenmiş sermayesini gösterir ve Japon yazımında tutar çoğunlukla on binlik birimlerle yazılır. Birimin Türkçeye aktarılmasında sıfır sayısı dikkatle kontrol edilir. Sermaye kavramı shihonkin, unvan kavramı shōgō sayfalarında anlatılır.
Yönetim kadrosu
Künyede ya da ayrı bir sayfada yönetim kurulu üyeleri ve unvanları sıralanır. Japonya Adalet Bakanlığı’na göre Şirketler Kanunu’nda 2019’da kabul edilen değişiklikle borsada işlem gören şirketler gibi şirketlere dışarıdan yönetici bulundurma zorunluluğu getirildi ve bu yöneticiler listede çoğunlukla ayrıca belirtilir. Temsile yetkili yönetici kavramı daihyō torishimariyaku sayfasında anlatılır.
Tarihçe bölümü
Tanıtım belgesinin tarihçe bölümü, şirketin kuruluşundan bugüne önemli olayları yıl yıl sıralar. Yıllar Japon dönem takvimiyle yazılmışsa her yıl miladi karşılığıyla verilir; dönem değişikliği olan yıllarda aynı yıl iki dönem adıyla anılabilir. Tarihçenin sırası çeviride değiştirilmez.
Resmî sicil kaydıyla farkı
Şirket tanıtımı şirketin kendi hazırladığı bir tanıtım belgesidir; resmî sicil kaydının yerini tutmaz. Türk makamına şirket bilgisi kanıtlanacaksa Japon ticaret sicilinin düzenlediği belge kullanılır. Bu belgenin yapısı Japon şirket sicil kaydı sayfasında anlatılır.
Birim ve ölçek hataları
Sık yapılan hata, Japon tanıtımındaki sermaye ya da satış tutarının on binlik ya da milyonluk birim satırı gözden kaçırılarak çevrilmesidir. Bu hata, şirketi olduğundan çok küçük ya da çok büyük gösterir. Birim, tablo başlığında yazıyorsa her satır bu birime göre okunur ve çeviride birim satırı tablonun üstünde aynen korunur.