Japon yüklenicinin alıcının siparişini kabul ettiğini bildiren belgenin adı 注文請書 (chūmon ukesho) olur. Sipariş belgesi ile kabul belgesi birlikte bir sözleşme kurar. Kabul belgesi, siparişten farklı olarak Japon damga vergisinin konusu olabilir ve bu yüzden üzerinde çoğunlukla bir damga pulu görülür.
Kabul belgesinin satırları
Kabul belgesi, siparişin numarasını ve tarihini, işin ya da malın tanımını, bedeli, teslim süresini ve ödeme koşulunu tekrar eder ve yüklenicinin mührüyle alıcıya verilir. Satırların sipariş belgesindekiyle birebir aynı olması beklenir. Çeviride iki belgenin aynı satırları aynı Türkçe karşılıkla verilir ki fark varsa görülebilsin.
Damga vergisinin nedeni
Japon vergi idaresinin damga vergisi tablosunda 2 numaralı grup eser sözleşmelerini kapsar ve inşaat işi sipariş kabul belgesi ile ürün işleme siparişi kabul belgesi bu grupta örnek olarak sayılır. Kabul belgesi bir işin yapılmasını üstlendiğini gösterdiği için eser sözleşmesini kanıtlayan belge sayılır. Sipariş belgesinin kendisi ise çoğunlukla bu durumda değildir.
Bedelsiz belgede de vergi
İdarenin tablosuna göre bu gruptaki bir belgede sözleşme bedeli yazılmamışsa da damga vergisi alınır. Bedelin bir ek tabloda ya da başka bir belgede yazılı olması bu sonucu değiştirmeyebilir. Çeviride bedel satırı boş bırakılmışsa bu boşluk aynen korunur, çevirmen bedeli başka belgeden alıp eklemez.
İnşaatta indirimli oran
İdareye göre 1 Nisan 2014’ten 31 Mart 2027’ye kadar düzenlenen ve bedeli belirli bir tutarı aşan inşaat eser sözleşmelerinde damga vergisi indirimli uygulanır. İndirimin süresi sınırlı olduğu için belgenin düzenlenme tarihi vergi bakımından önem taşır. Düzenleme tarihi Japon dönem takvimindeyse çeviride yanına miladi yıl eklenir.
İçerik adın önündedir
Japon vergi idaresine göre bir belgenin damga vergisine tabi olup olmadığına belgenin adına ya da biçimsel ifadelerine göre değil, içeriğinin gerçek anlamına göre karar verilir. Bu yüzden “sipariş kabul” başlığı taşımayan bir mektup da içeriği kabul anlamına geliyorsa aynı sonucu doğurabilir. Çevirmen başlığı çevirirken içerikteki kabul ifadesini de gözden kaçırmaz.
Pul ve iptal mührü
Damga vergisi, belgeye pul yapıştırılıp pulun üzerine mühür ya da imza basılarak ödenir. Çeviride pulun ve üzerindeki mührün varlığı bir not olarak belirtilir, pulun değeri ise yazılmaz. Mühür ve el notlarının çeviride gösterilme biçimi mühür ve el notu aktarımı sayfasında anlatılır.
Sipariş ile kabulün tarihlerinin karışması
Sık yapılan hata, sipariş tarihi ile kabul tarihinin aynı sanılmasıdır; sözleşmenin kurulduğu an kabulün karşı tarafa ulaştığı andır. Teslim süresi siparişten mi kabulden mi sayılacaksa belgede yazılır ve çeviride bu ifade korunur. Siparişin yapısı Japon sipariş belgesi sayfasında anlatılır.