Japon alıcının sipariş belgesi 注文書 (chūmonsho) ya da 発注書 (hacchūsho) adını taşır; iki ad aynı belgeyi anlatır. Belge, alıcının satıcıya ya da yükleniciye ne istediğini, ne zaman ve hangi bedelle istediğini yazar ve Japon hukukunda bazı satırları kanunla zorunlu tutulur.
Kanunun yeni adı
Japon hükümetinin açıklamasına göre alt yüklenici kanunu 1 Ocak 2026’da değiştirilerek yeni adıyla yürürlüğe girdi. Kanunda “ana yüklenici” yerine “sipariş veren işletme”, “alt yüklenici” yerine “küçük ve orta ölçekli yüklenici” terimleri kullanılmaya başlandı. Eski ve yeni terimler aynı dönemin belgelerinde yan yana görülebilir; çeviride belgenin tarihine göre terim seçilir.
Yazılı bildirimin zorunlu içeriği
Kanunun 4. maddesine göre sipariş veren, siparişi verdiği anda işin içeriğini, bedeli, ödeme tarihini ve ödeme yöntemini yazılı ya da elektronik yolla bildirir. İçeriği o anda belirlenemeyen bir kalem varsa bu kalem belirlendiği anda ayrıca bildirilir. Japon sipariş belgesinin satırları bu yüzden kanunun saydığı bilgileri eksiksiz içerecek biçimde düzenlenir.
E-postayla bildirim
Hükümetin açıklamasına göre yeni kuralda sipariş bilgisi, küçük yüklenicinin onayı aranmadan e-postayla bildirilebilir. Maddenin ikinci fıkrasına göre yüklenici isterse sipariş veren yazılı belgeyi gecikmeden verir. E-postanın gövdesinde yazılan sipariş koşulları bu yüzden bir ek kadar önemlidir ve çeviriye dahil edilir.
Kayıt ve saklama
Sipariş veren, işlem bittikten sonra işleme ilişkin kaydı belge ya da elektronik kayıt olarak hazırlar ve iki yıl saklar. Kayıt siparişi, teslimi, muayeneyi ve ödemeyi bir arada gösterir. Japon müşteri Türk tedarikçiden bu kayda girecek bilgileri kendi şablonunda isteyebilir.
Kanunun kapsamının genişlemesi
Yeni kanunda sermaye ölçütünün yanına çalışan sayısı ölçütü eklendi ve üretim işlerinde 300, hizmet işlerinde 100 çalışan sınırı getirildi. Kapsama belirli taşıma işlerinin yaptırılması da eklendi. Bu yüzden eski kanunun dışında kalan bazı siparişler artık yazılı bildirim kuralına bağlıdır.
Belgenin arka yüzündeki koşullar
Japon sipariş belgelerinin arka yüzünde ya da ekinde çoğunlukla genel sipariş koşulları basılıdır. Ön yüzdeki özel koşullar ile arka yüzdeki genel koşullar çelişirse hangisinin öncelikli olduğu koşulların içinde yazılır. Çeviride arka yüz atlanmaz, çünkü ret, iade ve gecikme kuralları çoğunlukla oradadır.
Sipariş ile kabulün karıştırılması
Sık yapılan hata, sipariş belgesinin tek başına iki tarafı bağlayan bir sözleşme sanılmasıdır; Japon uygulamasında karşı tarafın kabulü çoğunlukla ayrı bir kabul belgesiyle bildirilir. Kabul belgesinin yapısı sipariş kabul belgesi sayfasında anlatılır.