Japon şirketi Türkiye’de şirket ya da şube kurarken ana şirketin belgeleri Japonya’da onaylanır, Türkiye’de çevrilip noterde onaylanır. Belgeler iki gruba ayrılır ve iki grubun Japonya’daki yolu farklı uzunluktadır. Plan, ticaret siciline başvuru gününden geriye bu iki yol üzerinden kurulur.
Türkiye’deki son halka
Japonya Dış Ticaret Örgütünün Türkiye sayfasına göre Türkiye dışında hazırlanan belgeler kendi ülkesinde noter onayı ve apostilden geçer, ardından Türkçeye çevrilir ve Türkiye’de noterde onaylanır. Ana şirket için geçici vergi numarası alınırken de apostilli, Türkçeye çevrilmiş ve noterde onaylanmış sicil belgesi vergi dairesine verilir. Türkiye’deki noter aşaması bu yüzden zincirin son halkasıdır.
Birinci grup: sicil belgesi
Ana şirketin ticaret sicili belgesi bir kamu belgesidir ve Japonya Dışişleri Bakanlığından doğrudan apostil alır. Bakanlığın apostil için aradığı üç aylık süre bu belge için de işler ve süre belgenin düzenlendiği günden başlar. Sicil belgesi bu yüzden kuruluş takviminin sonuna yakın alınmalıdır.
İkinci grup: şirketin kendi belgeleri
Esas sözleşme, yönetim kurulu kararı ve vekâletname şirketin kendi belgeleridir; bakanlık bunları doğrudan onaylamaz. Belgeler önce Japon noterince onaylanır, sonra noterin bağlı olduğu adalet bürosu noterin mührünü onaylar ve ardından bakanlık apostil verir. Bu zincir sicil belgesininkinden uzundur ve plana daha önce girer.
Tek başvuruda üç adım
Bakanlığa göre sekiz bölgede istek üzerine üç adım aynı başvuruda bir arada yapılır: Hokkaidō’nun Sapporo bölgesi, Miyagi, Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka ve Fukuoka. Bu durumda adalet bürosuna ve bakanlığa ayrıca gidilmez. Şirketin merkezi bu bölgelerdeyse ikinci grubun zinciri belirgin biçimde kısalır.
İki adımın birlikte yapıldığı yedi il
Bakanlık, noter onayı ile adalet bürosu onayının birlikte alınabildiği ama bakanlık adımının ayrıca yapıldığı yedi ili de sayar: Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano ve Niigata. Bu illerde belge, iki adımlık onaydan sonra apostil için bakanlığa gönderilir. Takvimde bu gönderim için ayrı bir aralık bırakılır.
Bakanlığa gönderim
Şirket belgesi bir çalışanın evinden gönderilecekse, bakanlık çalışan olduğunu gösteren bir belgenin ve ev adresini gösteren kimliğin kopyasını ister; onaylanan belge şirket adresine değil gönderenin adresine iade edilir. Bir seferde on ya da daha fazla belge için onay istendiğinde işlem olağan üç iş gününden uzun sürebilir. Yedek amaçlı onay başvurusu kabul edilmez.
Sicil başvurusuna kadar sıra
Geriye doğru sıra: sicil başvurusu, Türkiye’de noter onaylı çeviriler, belgelerin Türkiye’ye gelişi, sicil belgesinin apostili, şirket belgelerinin noter zinciri. Kuruluş zinciri Japon şirketinin Türkiye’de şirket kurması, şirket belgelerinin onay yolu Japon şirket belgelerinde apostil zinciri sayfasında anlatılır. Bakanlığın bölge listesi başvuru akışı sayfasındadır.