Japon şirketi Türkiye’de anonim ya da limited şirket kurarak da faaliyet gösterebilir. Bu durumda Japon şirketi yeni şirketin tüzel kişi ortağıdır ve ortaklığını, yetkisini ve temsilcisini Japonya’da düzenlenen belgelerle gösterir.
Zincirin adımları
- Esas sözleşme MERSİS’te hazırlanır ve ortakların vergi numaraları alınır.
- Japonya’da ticaret sicili belgesi alınır, şirket kurma kararı ve vekâletname düzenlenir.
- Japon belgeleri apostillenir ya da Türk konsolosluğunda onaylanır.
- Onaylı belgeler Türkiye’de Türkçeye çevrilir ve noterde onaylanır.
- Sermaye bankaya yatırılır ve ticaret sicili müdürlüğüne başvurulur.
Tüzel kişi ortağın belgeleri
Cumhurbaşkanlığı Yatırım Ofisi, yabancı tüzel kişi ortaktan ülkesindeki yetkili makamın verdiği ve şirketin güncel durumunu ve imza yetkililerini gösteren bir faaliyet belgesi ister. Şirketin yetkili organının kuruluşa izin veren kararı da verilir; unvan ya da faaliyet konusu gibi özel bir şart varsa kararda açıkça yazılır. İşlemler vekille yürütülecekse vekâletnamenin noter onaylı örneği de eklenir.
Yönetim kuruluna tüzel kişi
İstanbul Ticaret Odası, yönetim kuruluna tüzel kişi seçilirse onun adına hareket edecek gerçek kişiyi gösteren yetkili organ kararını ister. Tüzel kişi yabancıysa bu karar, şirketin bağlı olduğu ülkedeki Türk konsolosluğunca ya da apostil sözleşmesine göre onaylanır ve noter onaylı Türkçe çevirisi yapılır. Ortak ya da yönetim kurulu üyesi yabancı tüzel kişiyse güncel sicil kayıtlarını içeren belge de aynı şartla verilir.
Japon belgeleri nasıl onaylanır
Tüzel kişi ortağın faaliyet belgesi yerine Japonya’da şirketin güncel durumunu gösteren ticaret sicili belgesi kullanılır; bu kamu belgesi Japonya Dışişleri Bakanlığında doğrudan apostillenir. Bakanlığın sık sorulan sorular sayfasına göre esas sözleşme ve şirketin hazırladığı kurma kararı gibi belgeler özel belgedir ve bakanlıkta doğrudan onaylanmaz. Bunlar Japon noteri ve adalet bürosu onayından geçtikten sonra apostil alır.
Türkiye’de çeviri ve noter
Yatırım Ofisine göre ilk madde dışındaki bütün belgeler yurt dışında düzenleniyorsa orada noterde onaylanıp apostillenir ya da o ülkedeki Türk konsolosluğunca onaylanır. Onaylanmış asıllar Türkçeye resmî olarak çevrilir ve çeviri Türk noterince onaylanır. Japonca belge için bu adım Türkiye’de yeminli tercüman ve noterle tamamlanır.
Gerçek kişi ortak ve yönetici
Yabancı gerçek kişi ortaklar için pasaportlarının Türkçe tercümesinin noter onaylı sureti ile vergi kimlik numarasını gösteren belge verilir. Türkiye’de oturan yabancı için noter onaylı ikamet izni de eklenir. Şirketi temsile yetkili yöneticiler için noter onaylı imza beyannamesi ve kimlik örneği istenir; vergi numarasının ayrıntısı vergi numarası sayfasındadır.
Esas sözleşmenin imzası
Esas sözleşme bütün kurucular tarafından ticaret sicili müdürlüğü görevlisinin ya da noterin önünde imzalanır. İstanbul Ticaret Odası, sözleşme vekâleten imzalanacaksa vekâletnamenin aslı ya da noter onaylı sureti verildiğinde ortakların gelmesine gerek olmadığını yazar. Japon şirketinin bu vekâletnamesi de Japonya’da onaylanır ve Türkiye’de çevrilir; ayrıntı yetki kararı ve vekâletname sayfasındadır.
Tescilden sonra
Ticaret sicili müdürlüğü tescilden sonra vergi dairesine ve Sosyal Güvenlik Kurumuna kuruluşu kendiliğinden bildirir ve tescil ilanı yaklaşık on gün içinde Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanır. Şirket yetkilileri tescil günü müdürlük görevlisinin önünde imza sirkülerini düzenler. Türkiye’deki Japon sermayeli şirketlerin sayısı Japon sermayeli şirketler sayfasında izlenir.