Yabancı bir şirket Japonya’da iş yapmak için Japonya’da bir temsilci atar. Türk şirketinde bu atama yönetim kurulu ya da ortaklar kurulu kararıyla yapılır. Japon ticaret sicili kanunu bu kararın işlevini 日本における代表者の資格を証する書面, yani Japonya’daki temsilcinin yetkisini gösteren belge diye tarif eder.
Kanunun istediği
Japon ticaret sicili kanununun 129. maddesi yabancı şirket kaydına Japonya’daki temsilcinin yetkisini gösteren belgenin eklenmesini ister. Türk şirketinin kurul kararı bu belgenin temelidir. Karar temsilcinin adını, yetkisinin kapsamını ve varsa süresini açıkça yazar.
Onay şartı
Kanun bu belgenin de şirketin ülkesindeki yetkili makamca ya da Japonya’daki konsolos veya başka bir yetkili görevlice onaylanmasını ister. Türk kurul kararı noterce onaylatılabilir ya da sicile tescil edilip onaylı örneği alınabilir. Onaylı belgeye Türk tarafında apostil konur.
Noter onaylı kararın apostili
Kurul kararı Türk noterinde onaylanmışsa bu bir noterlik işlemidir. Noterlik işlemlerinin apostilini Noterlik Kanununun 199. maddesi uyarınca herhangi bir il ya da ilçedeki vali veya kaymakam verir. Kararın hangi şehirdeki noterlikte onaylandığı apostil yerini sınırlamaz.
İkinci işyeri ve taşınma
Kanun, başka bir sicil bürosunun temsilcinin belirlendiğini gösteren kaydı eklenirse kararın yeniden istenmeyeceğini söyler. Japonya’da işyeri olmayan yabancı şirketin temsilcilerinin tamamı adreslerini başka bir sicil bölgesine taşırsa kayıt da o bölgeye taşınır. Türk şirketi Japonya’daki yapısını değiştirdikçe kararların hangisinin yeniden gerektiği bu kurallara göre belirlenir.
Temsilci değişirse
Kanunun 130. maddesi, Japonya’daki temsilcinin değişikliğinin kaydı için değişikliği gösteren ve aynı biçimde onaylanan belgenin eklenmesini ister. Türk şirketi yeni temsilciyi atayan kararı yeniden onaylatır ve çevirtir. Eski temsilcinin ayrılışı da bu kararda yazılır.
Bütün temsilciler ayrılırsa
Japonya’daki temsilcilerin tamamı ayrılacaksa kanun ek belgeler ister. Alacaklılara ilan ve bildirim yapıldığını, itiraz eden alacaklılara ödeme ya da güvence verildiğini ya da ayrılışın onlara zarar vermeyeceğini gösteren belgeler eklenir. Bu kural Japonya’daki alacaklıları korumak içindir.
Kararın içeriği
Türk kurul kararında toplantı tarihi, katılanlar, gündem, alınan karar ve imzalar yer alır. Japonca çeviride temsilcinin adı pasaporttaki yazımla ve gerekiyorsa katakana karşılığıyla verilir. Temsil yetkisinin sınırları kararda nasıl yazılmışsa çeviride de aynen aktarılır.
Çevirmen kaydı
Japon sicil bürosu çeviride noter onayı aramaz; çevirinin sonunda çevirmenin adını gösteren kısa bir kayıt yeterlidir. Bu kayıt araştırmamızda incelenen adalet bürosu örnek belgelerinde görülür. Kararın Türkçe aslı, onaylı ve apostilli olarak çeviriyle birlikte verilir.
İlgili sayfalar
Şirketin varlığını gösteren belge ticaret sicil gazetesi sayfasında, noterlik işleminin apostili valilik ve kaymakamlık apostili sayfasında anlatılır.