Bir Türk şirketi Japonya’da temsilci atayarak ya da işyeri açarak iş yapacaksa Japon ticaret siciline kaydolur. Japon ticaret sicili kanunu bu kayıtta şirketin kendi ülkesindeki varlığını gösteren bir belge ister: 本店の存在を認めるに足りる書面, yani merkezin varlığını gösteren belge. Türk tarafında bu bilgi ticaret sicilinden ve ticaret sicil gazetesinden gelir.
Kanunun istediği belgeler
Kanunun 129. maddesi yabancı şirket kaydına dört tür belge eklenmesini ister: merkezin varlığını gösteren belge, Japonya’daki temsilcinin yetkisini gösteren belge, şirketin esas sözleşmesi ya da niteliğini gösteren belge ve varsa ilan yöntemine ilişkin belge. Ticaret sicil gazetesi bunlardan ilkini karşılamada kullanılır. Güncel sicil kaydını gösteren belge de bu amaçla verilebilir.
Onay şartı
Aynı madde bu belgelerin şirketin ülkesindeki yetkili makamca ya da Japonya’daki konsolos veya başka bir yetkili görevlice onaylanmasını şart koşar. Türk belgesi için bu onay Türk makamının apostiliyle ya da Türkiye’nin Japonya’daki konsolosluğunun onayıyla sağlanır. Japon makamları için çoğu işlemde onay aranmazken yabancı şirket kaydı bu açıdan istisnadır.
Başka sicilde kayıt varsa
Kanun, başka bir sicil bürosunun Japonya’daki temsilcinin belirlendiğini ya da işyeri kurulduğunu gösteren kaydı eklenirse bu belgelerin ayrıca istenmeyeceğini söyler. Şirket Japonya’da ikinci bir yere işyeri açıyorsa bu kolaylık kullanılır. İlk kayıtta ise Türk belgeleri eksiksiz verilir.
Çeviri ve çevirmen kaydı
Araştırmamızda incelenen adalet bürosu örnek belgelerinde yabancı belgelerin çevirisi de istenir ve çevirinin sonuna bunun bir çeviri olduğunu ve çevirmenin adını gösteren kısa bir kayıt konur. Aynı örneklerde, yetkili makamın onayı yerine yeminli beyanın da kullanılabileceği gösterilir. Hangi yolun seçileceği sicil bürosuyla önceden konuşulur.
Şirket içi nakilde
Japonya Göç İdaresi şirket içi nakilde, nakilden önce çalışılan yurt dışı birimin varlığını gösteren belgelerden birinin kamu kurumunun verdiği sicil belgesi olabileceğini yazar. Türk şirketinin sicil belgesi ya da ticaret sicil gazetesi bu amaçla da kullanılır. Aynı belge iki işlem için kullanılacaksa çevirisi bir kez hazırlanır.
Gazetede ne yazar
Ticaret sicil gazetesinde şirketin unvanı, merkez adresi, sermayesi, kuruluş ya da değişiklik ilanı ve yetkililer yer alır. Çeviride unvan Türkçe özgün yazımıyla korunur, şirket türü ise açıklayıcı bir karşılıkla verilir. Gazetenin tarihi ve sayısı da çeviride yazılır.
Güncellik
Gazete ilanı yayımlandığı tarihteki durumu gösterir. Sonradan değişiklik olduysa güncel sicil kaydını gösteren belge de eklenir. Japon sicil bürosu şirketin bugünkü durumunu görmek ister.
İlgili sayfalar
Esas sözleşme Türk şirketinin esas sözleşmesi Japonya’da sayfasında, temsilci kararı temsilci atama kararı sayfasında anlatılır.