Nüfus kayıt örneği Türk vatandaşının kimliğini ve aile içindeki yerini gösteren temel belgedir. Japon kurumları bu belgeyi çoğu zaman Japon aile kütüğü, yani 戸籍 (koseki), örneğinin Türk karşılığı gibi okur. İki kayıt da aile esasına dayandığı için benzerlik gerçektir, ama alanları birebir örtüşmez.
Belgede ne yazar
Nüfus kayıt örneğinde T.C. kimlik numarası, ad ve soyadı, baba ve ana adı, doğum yeri ve tarihi, cinsiyet ve medeni hal yer alır. Kişinin nüfusa kayıtlı olduğu il, ilçe ve mahalle ya da köy ile cilt ve hane bilgisi de yazılır. Japon çevirisinde bu idari kodlar açıklanmadan bırakılırsa belge Japon görevlisi için anlaşılmaz kalır.
Adres yazmaz
Nüfus kayıt örneği kişinin kayıtlı olduğu yeri gösterir, oturduğu adresi göstermez. Japon işlemlerinde adres ayrıca istenebilir; örneğin Japon vergi idaresi yurt dışındaki akrabanın belgesinde adı, doğum tarihini ve adresi birlikte arar. Bu durumda nüfus kayıt örneğine yerleşim yeri belgesi eklenir.
Hangi türü
Belge yalnız kişinin kendi kaydını gösterecek biçimde ya da aile bireylerini gösterecek biçimde alınabilir. Japon kurumunun aradığı şey aile bağıysa, eşin ve çocukların görünmesi gerekir. Evlilik ve boşanma gibi olayların tarihleri isteniyorsa vukuatlı örnek alınır.
Nereden alınır
Belge e-Devlet üzerinden, nüfus müdürlüğünden ya da yurt dışındaki Türk temsilciliğinden alınabilir. Japonya’daki Türk temsilciliği belgeyi yalnız Türkçe düzenler ve dilekçede belgenin hangi kuruma verileceğinin yazılmasını ister. Belgenin Japonca biçimi temsilcilikten alınamaz; Japonca çeviri ayrıca hazırlanır.
e-Devlet çıktısı
e-Devlet’ten indirilen barkodlu örnek resmî belgedir, ama üzerinde ıslak imza ve kurum mührü bulunmadığı için ona fiziki apostil konamaz. Japon kurumu apostil istemiyorsa barkodlu çıktı çeviriyle verilebilir. Apostil gerekiyorsa ıslak imzalı örnek nüfus müdürlüğünden alınır ya da elektronik apostil kullanılır.
Elektronik apostil
Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğünün elektronik ortamda ürettiği nüfus kayıt örneği için eapostil.gov.tr üzerinden elektronik apostil istenebilir. Japon kurumlarının elektronik apostili kabul ettiğini gösteren resmî bir metin bulunamadı. Bu yol seçilmeden önce belgeyi alacak Japon kurumuna kabul biçimi sorulur.
Japon makamının istediği çeviri
Japon makamları çoğu işlemde çevirmenin adını taşıyan bir Japonca çeviri ister; Türkiye’deki gibi noter onayı genel bir şart değildir, ama bazı başvuru yerleri ek onay isteyebilir. Çeviride adlar Latin harfli yazımla ya da istenirse katakana ile verilir. Vatandaşlık başvurusunda adların Japon yazısıyla yazılması ayrıca istenir.
Çeviride sık hata
Medeni hal satırı ile olaylar bölümü birbirine bağlıdır; boşanmış bir kişinin belgesinde medeni hal ile son olayın tarihi birlikte okunur. Çeviride bu iki bilgi ayrı ayrı ve aynı terimlerle aktarılır. Adım adım işlem Japon makamı için nüfus kayıt örneği sayfasındadır.