Bazı Türk belgeleri tek nüsha olarak verilir ve kişi aslını elinden çıkarmak istemez: diploma, aile cüzdanı, tapu gibi. Bu durumda akla gelen yol, noterden ya da belgeyi veren kurumdan alınan onaylı surettir. Japon kurumlarının bir kısmı kopyayı kabul eder, bir kısmı aslı ister; Japon vatandaşlık dosyasında aslın kopyasına 副本 (fukuhon) denir.
Türk tarafında onaylı suret
Noterlik Kanunu noterin, getirilen kâğıtlardan örnek çıkarıp vermesini görevleri arasında sayar. Kurumlar da kendi belgelerinin aslı gibidir onaylı suretini verebilir. Onikişubat Kaymakamlığının kontrol tablosuna göre ıslak imza ve mühürle onaylanmış suret apostil için kontrole getirilebilir.
Göç idaresinde kopya
Japonya Göç İdaresi aile yanında kalış statüsünde aile bağını gösteren belgeler arasında evlilik belgesinin ve doğum belgesinin kopyasını açıkça sayar. Bu statüde onaylı suret de gerekmez; düz kopya yeterlidir. Kopya Japonca çeviriyle birlikte verilir.
Vatandaşlık dosyasında
Tokyo Adalet Bürosu vatandaşlık başvurusunda her belgenin aslını ve küçültülmeden ya da büyütülmeden alınmış A4 kopyasını ister. Pasaport gibi aslı bırakılamayan belgelerde iki kopya hazırlanır ve asıl görüşmede gösterilir. Kopyaların sol kenarında dosyalama için yaklaşık üç santim boşluk bırakılır.
Japon Büyükelçiliğinde asıl
Japonya’nın Ankara Büyükelçiliği doğum ve evlilik bildiriminde Türk belgesinin aslını ve çevirisini ister. Büyükelçiliğin sayfalarında belgenin yanında aslı anlamına gelen bir not bulunur. Bu işlemlerde onaylı suret yerine asıl verilir.
Burs dosyasında
Japon hükümeti bursunun araştırma kılavuzu, mezuniyet belgesinin ya da diplomanın üniversite yetkilisince onaylanmış bir kopyasının da verilebileceğini yazar. Büyükelçilik ise birinci aşamayı geçen adaylardan belgelerin imzalı ve damgalı asıllarını ister. Onaylı kopya bu dosyada başvurunun ilk aşaması için yeterlidir.
Belgeler geri verilmez
Japonya Göç İdaresi başvuruda verilen belgeleri kural olarak geri vermez. Yeniden alınması güç bir belgenin aslının iadesi isteniyorsa bunun başvuru sırasında söylenmesini ister. Tek nüsha Türk belgelerinde bu yüzden, kurum kabul ediyorsa, kopya ya da onaylı suret tercih edilir.
Japonya’daki apostil kuralıyla karışmasın
Japonya Dışişleri Bakanlığı Japon kamu belgelerinin kopyasına apostil vermez. Bu kural Japon belgeleri içindir; Türk tarafında onaylı surete apostil verilebilir. İki ülkenin kuralları bu noktada farklıdır.
Çeviride suret
Onaylı suretin çevirisinde suretin üzerindeki onay şerhi de çevrilir. Böylece Japon kurumu belgenin bir suret olduğunu ve kimin onayladığını görür. Şerhte noterin ya da kurumun adı ve tarih eksiksiz aktarılır.
İlgili sayfalar
Suretin apostili valilik ve kaymakamlık apostili sayfasında, diplomanın Japonya’daki kullanımı Türk üniversite diploması Japonya’da sayfasında anlatılır.