Japonca 写し (utsushi) kelimesi gündelik dilde “kopya” anlamına gelir. Resmî belge adlarında ise aynı kelime belediyenin düzenlediği ve kendi başına asıl sayılan bir örneği anlatabilir; en bilinen örnek yerleşim kaydının utsushi’sidir.
Yerleşim kaydının utsushi’si
Japon Yerleşim Kaydı Kanunu’nun 12. maddesine göre kişi, kendisinin ya da aynı hanedekilerin yerleşim kaydının utsushi’sini isteyebilir. Madde, kaydı elektronik ortamda tutan belediyelerde bu utsushi’nin kayıttaki bilgileri gösteren bir belge olduğunu açıkça söyler. Yani belge bir fotokopi değil, belediyenin kendi kaydından düzenlediği resmî örnektir.
Kayıt bilgisi belgesi
Aynı madde utsushi’nin yanında, kayıttaki belirli bilgileri gösteren ayrı bir belge türünden de söz eder. Kişi ikisinden birini isteyebilir ve maddenin yedinci fıkrasına göre belgenin posta ile gönderilmesini de isteyebilir. Türk kurumuna verilecek belgede hangi bilgilerin görünmesi gerektiği, hangi türün isteneceğini belirler.
Tasdik bakımından
Japonya Dışişleri Bakanlığının tablosuna göre belediyelerin düzenlediği yerleşim kaydı belgesi doğrudan tasdik alabilen belgeler arasındadır. Bakanlık fotokopiye tasdik vermediğini ayrıca belirtir; belediyenin düzenlediği utsushi ise fotokopi değil, asıl belgedir. Bu ayrım, belgenin tasdike uygun olup olmadığını doğrudan belirler.
Gündelik anlamı
Başvuru listelerinde “pasaportun utsushi’si” ya da “sözleşmenin utsushi’si” gibi ifadeler görüldüğünde kelime çoğu zaman düz fotokopiyi anlatır. Şirketler kendi düzenledikleri suretlerin altına aslının aynı olduğunu belirten bir not düşebilir. Kelimenin hangi anlamda kullanıldığı, belgeyi kimin düzenlediğinden anlaşılır.
Türk hukukunda karşılığı
Türk okur için en yakın paralel “nüfus kayıt örneği”dir: Türkçedeki “örnek” kelimesi de burada fotokopi değil, kayıttan düzenlenmiş resmî belgeyi anlatır. Gündelik anlamdaki utsushi’nin karşılığı ise “suret” ya da “fotokopi”dir. Tek bir Türkçe kelime iki anlamı birden karşılamaz.
Utsushi’nin çevirisi
Önerilen karşılıklar: 住民票の写し (jūminhyō no utsushi) için “yerleşim kaydı örneği”, 住民票記載事項証明書 (jūminhyō kisai jikō shōmeisho) için “yerleşim kaydı bilgi belgesi”, başvuru listesindeki utsushi için “suret”. Belge başlığı çevrilirken “fotokopi” kelimesi, belgenin gerçekten fotokopi olduğu durumlara bırakılır.
Sık yapılan yanlış
Yerleşim kaydı örneğini “yerleşim kaydının fotokopisi” diye çevirmek, Türk kurumunun belgeyi asıl değil kopya sanıp reddetmesine yol açabilir. Aslı kavramı genpon, yerleşim kaydının kendisi jūmin kihon daichō sayfasında anlatılır.