Japon kurumlarının belge listelerinde en sık görülen kelimelerden biri 原本 (genpon), yani belgenin aslıdır. Listede genpon yazıyorsa kurum ne fotokopiyi ne de başka bir örneği kabul eder.
Aslı, örnek ve suret
Japon belge dilinde üç kavram ayrılır: belgenin aslı, belgenin tamamının ya da bir kısmının resmî örneği ve belgenin sureti. Kütük örneği gibi bir belediye belgesi, belediyenin kaydından düzenlendiği için kendi başına bir asıldır. Aynı belgenin fotokopisi ise suret olur ve asıl yerine geçmez.
Kōshōnin önünde suret tasdiki
Japon Kōshōnin Kanunu’nun 52. maddesinin üçüncü fıkrasına göre kōshōnin, özel belgenin suretini aslıyla karşılaştırır ve uyduğunu belgeye yazarak tasdik eder. Bu işlem suretin asla uygunluğunu gösterir. Aslı başka bir işte kullanılacak kişi için tasdikli suret pratik bir çözümdür.
Asıl isteyen kurumlar
Japonya’nın Ankara Büyükelçiliği, Japon resmî belgesinin çevirisini tasdik ederken belgenin aslını ister; aslı gösterildikten sonra suretin verilebileceğini belirtir. Araştırmamıza göre Japonya’daki Türk temsilcilikleri de evlilik tescilinde bildirim kabul belgesinin aslını ister. Bu yüzden aslı istenen belge çeviri sırasında korunur ve aslı başvuru yapılana kadar saklanır.
Fotokopi ve tasdik
Japonya Dışişleri Bakanlığı, belgeyi düzenleyen kurum resmî bir kurum olsa bile fotokopi üzerinde tasdik işlemi yapmadığını belirtir. Tasdik için belgenin aslı gerekir; asıl yoksa belge yeniden istenir. Tasdik koşullarının tamamı onay bölümünde anlatılır.
Türk hukukunda karşılığı
Karşılığı “aslı”dır. Türk uygulamasında da resmî kurum ya da noter bir belgenin suretini “aslı gibidir” şerhiyle onaylayabilir. Japon ve Türk sistemlerinde aslı ile onaylı suret arasındaki ayrım aynı mantıkla işler.
Asıl ve suret kelimelerinin çevirisi
Önerilen karşılıklar: genpon için “aslı”, 写し (utsushi) için bağlama göre “suret” ya da “örnek”, 原本証明 (genpon shōmei) için “aslına uygunluk onayı”, şirketlerin kullandığı 原本と相違ない (genpon to sōi nai) ifadesi için “aslının aynıdır”. Belgenin asıl mı suret mi olduğu çeviride başlık altında belirtilir.
Sık yapılan yanlış
Genpon’u “orijinal” diye çevirmek anlaşılır, ama Türk kurum dilinde yerleşik ifade “aslı”dır. Asıl yerine fotokopiden yapılan çeviri de çeviride belirtilmelidir; aksi halde okur çevirinin asıldan yapıldığını sanar. Utsushi kelimesinin öteki anlamı utsushi sayfasında anlatılır.