Japonca 認証 (ninshō) kelimesi, bir makamın bir şeyin gerçek olduğunu resmen kabul etmesini anlatır. Aynı kelime kōshōnin işlemlerinde, şirket kuruluşunda ve konsolosluk tasdikinde farklı işlemler için kullanılır; çevirmen hangi işlemin kastedildiğini bağlamdan çıkarır.
Kōshōnin tasdiki
Japon Kōshōnin Kanunu’nun 1. maddesi kōshōnin’in görevleri arasında özel belgelere, şirket ana sözleşmelerine ve kamu görevlilerinin düzenlemediği elektronik kayıtlara ninshō vermeyi sayar. 52. maddeye göre özel belgenin tasdiki, imzanın ya da mührün kōshōnin önünde atıldığının veya kabul edildiğinin belgeye yazılmasıdır. Bu bağlamda ninshō, belgenin içeriğini değil imzanın kime ait olduğunu tasdik eder.
Ana sözleşme onayı
Japon Şirketler Kanunu’nun 30. maddesi, anonim şirket kurucularının hazırladığı ana sözleşmenin kōshōnin ninshō’su olmadıkça hüküm doğurmayacağını söyler. Burada kelime, ana sözleşmenin şirket kuruluşu için geçerlilik kazanmasını sağlayan onayı anlatır. Bu onay teikan no ninshō sayfasında anlatılır.
Konsolosluk tasdiki
Japonya Dışişleri Bakanlığına göre apostil sözleşmesine taraf olmayan ülkelere gönderilen belgede önce bakanlığın mühür teyidi alınır, ardından o ülkenin Japonya’daki büyükelçiliğinin ya da konsolosluğunun tasdiki alınır. Bakanlık bu son adımı 領事認証 (ryōji ninshō) diye adlandırır. Türkiye apostil sözleşmesine taraf olduğundan Türk makamına gidecek belgede bu yol kural olarak kullanılmaz.
Shōmei ile farkı
Japon belgelerinde sık geçen 証明 (shōmei) kelimesi, bir kurumun kendi kayıtlarına dayanarak bir olguyu belgelemesini anlatır; bildirim kabul belgesi ya da yerleşim kaydı bilgi belgesi bunun örnekleridir. Ninshō ise başka birinin düzenlediği belge ya da atılan imza üzerine konan tasdiktir. İki kelimenin Türkçede aynı “onay” kelimesiyle çevrilmesi bu farkı siler.
Türk hukukunda karşılığı
Karşılığı bağlama göre “tasdik” ya da “onay”dır. Türk noterinin imza onaylaması ve suret onayı, kōshōnin ninshō’suna yakın işlemlerdir; konsolosluk tasdiki ise Türk okurun tanıdığı bir kavramdır. Birebir tek karşılık yoktur, çünkü Japonca kelime birkaç farklı işlemi kapsar.
Tasdik kelimelerinin çevirisi
Önerilen karşılıklar: ninshō için “tasdik”, 認証文 (ninshōbun) için “tasdik şerhi”, ryōji ninshō için “konsolosluk tasdiki”, kōshōnin ninshō için “kōshōnin tasdiki”, shōmei için “belge” ya da bağlama göre “teyit”. Tasdik şerhi belgenin ana metninden ayrı bir bölüm olarak çevrilir.
Sık yapılan yanlış
Her ninshō’yu “noter onayı” diye çevirmek, konsolosluk tasdikini ve ana sözleşme onayını aynı işleme indirger. Türk okur bu durumda belgenin Türk noterinden geçtiğini sanabilir. Japon noteri sayılan görevlinin yetkileri kōshōnin başlığı altında toplanmıştır.