Japonya Dışişleri Bakanlığının başvuru akışı sayfası, tek başvuru hizmetinin sekiz bölgesinin yanında yedi ili ayrıca sayar. Bu illerde zincirin ilk iki adımı, yani 公証人の認証と法務局長による公証人押印証明, birlikte alınır. Üçüncü adım olan apostil ise bakanlıkta ayrıca yapılır.
Yedi il
Bakanlığın saydığı iller Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano ve Niigata’dır. Bu illerin kōshōnin bürolarında belge onaylandığında adalet bürosunun mühür onayı da aynı işlemde eklenir. Belge böylece bakanlığa gönderilmeye hazır hale gelir.
Eksik kalan adım
Bu yedi ilde bakanlığın apostili noterlikte verilmez. Belge, adalet bürosu onayıyla birlikte Tokyo’daki birime ya da Osaka’daki büroya postayla veya gişeden gönderilir. Bakanlıktaki işlem de posta ve dönüş süreleriyle birlikte takvime eklenir.
Saitama’nın özel yeri
Japonya’daki Türk vatandaşlarının en kalabalık olduğu il Saitama’dır; bunu Aichi ve Tokyo izler. Aichi ve Tokyo tek başvuru hizmetinin kapsamındayken Saitama bu yedi ilden biridir. Saitama’da yaşayan bir kişinin özel belgesi bu yüzden bir adım daha uzun bir yoldan geçer.
Seçenek olarak komşu bölge
Belgenin hangi ildeki kōshōnin bürosunda onaylanacağı konusunda bakanlığın metni bir sınır koymaz. Başvuru sahibinin kendisi ya da vekili Tokyo’daki bir büroya gidebiliyorsa, tek başvuru hizmetiyle üç adım bir defada tamamlanabilir. Bu tercih, onay için imza sahibinin büroda bulunması gerekip gerekmediğine göre yapılır. Vekille onay mümkünse vekilin bulunduğu il de hesaba katılır.
Apostil formunda noter mi, büro mu
Bu illerden gelen belge için bakanlığa başvurulurken şerhe düzenleyen olarak noterin mi, adalet bürosu başkanının mı yazılacağı seçilir. Bakanlık bu seçimi belgeyi alacak kuruma sorarak yapmayı önerir. Tek başvuru hizmetinde bu seçim noterlikçe yapılır.
Belgenin üç ayı
Bakanlık onaylanacak belgenin düzenlenme tarihinden itibaren üç ay içinde olmasını ister. Yedi ilde iki adım birlikte alındığı için bu süre çoğu zaman rahatça yeter. Belge bakanlığa gönderilmeden önce tarihlerin kontrol edilmesi yine de iadeyi önler.
Kamu belgesinde bu adım yok
Aile kütüğü örneği ya da ikamet kaydı gibi belediye belgeleri noterden geçmez; doğrudan bakanlığa gider. Yedi il kuralı yalnız vekâletname, şirket kararı ya da çevirmen beyanı gibi özel belgelerde önem taşır. Belgenin türü zincirin hangi adımdan başladığını belirler. Pasaport kopyasının onayı da bakanlığa göre bu özel zincirden geçer.
İlgili sayfalar
Sekiz bölgedeki tek başvuru tek başvuruda üç adım sayfasında, Japonya’daki Türklerin il dağılımı Japonya’daki Türklerin il dağılımı sayfasında verilir.