Japonya’da okumuş bir kişi diplomasını ya da not dökümünü Türkiye’de kullanmak istediğinde ilk şaşırtıcı kural şudur: Japon üniversitelerinin belgeleri, örneğin 大学発行の卒業証明書, doğrudan apostil almaz. Bu belgeler Türkiye’ye apostille gidecekse Japon noteri üzerinden bir zincir kurulur.
Bakanlığın kuralı
Japonya Dışişleri Bakanlığı, tüzel kişiliğe kavuşmuş devlet üniversitelerinin ve özel üniversitelerin belgelerine apostil veremediğini yazar. Bu üniversiteler bakanlığın tablosunda yalnız kōin kakunin alabilen kurumlar arasındadır. Kōin kakunin ise yabancı temsilciliğin konsolosluk onayına hazırlık olduğu için Türkiye yolunda kullanılmaz.
Noter üzerinden zincir
Bakanlık çözüm olarak belgenin Japon noterinde onaylanmasını, ardından noterin bağlı olduğu adalet bürosu başkanının mühür onayını gösterir. Bu iki adımdan sonra belge apostil alabilir. Uygulamada noter onayı çoğu zaman belgeyle ilgili bir beyan ya da belgenin kopyasına ilişkin bir beyan üzerinden verilir.
İstisnalar
Tüzel kişiliğe henüz geçmemiş devlet üniversitelerinin belgeleri ve tüzel kişiliğe geçişten önce düzenlenmiş diplomalar doğrudan apostil alabilir. Devlet ve belediye liseleri de doğrudan apostil alan kurumlar arasındadır. Belgenin hangi tarihte ve hangi statüdeki kurumca düzenlendiği bu yüzden önce kontrol edilir.
Diplomanın aslı
Bakanlık diplomanın aslının da onaylanabileceğini yazar, ama onay mührünün geri alınamayacağını ve belgenin sonraki kullanımlarını zorlaştırabileceğini hatırlatır. Bu yüzden belgeyi isteyen kurumun mezuniyet belgesiyle yetinip yetinmeyeceğinin önce sorulmasını önerir. Diploma yalnız bir kez verildiği için bu tercih önemlidir.
Eski tarihli belge
Bakanlık kural olarak üç aydan eski belgeyi onaylamaz. Diploma gibi bir kez düzenlenen belgelerde, belgeyi alacak kurum eski tarihli belgeyi istiyorsa bu kural uygulanmadan onay verilebilir. Mezuniyet ve not belgeleri ise yeniden istenebildiği için yeni tarihli alınır.
Özel okulların diğer belgeleri
Özel okulların belgelerinden bakanlığın onaylayabildikleri yalnız öğrencilere ilişkin mezuniyet, tamamlama ve not belgeleridir ve bunlar da yalnız kōin kakunin alır. Özel üniversitenin düzenlediği çalışma belgesi ya da tavsiye mektubu bakanlıkça onaylanmaz. Bu belgeler özel belge olarak noter zincirinden geçer.
Meslek okulları
Bakanlık, meslek okullarından yalnız devlet ve belediye okullarının belgelerini onaylayabildiğini yazar. Diğer meslek okullarının belgeleri noter ve adalet bürosu onayıyla bakanlığa gelir. Okul türü belgenin başlığından anlaşılmıyorsa okulun statüsü ayrıca öğrenilir.
Dijital belgeler
Bazı Japon üniversiteleri belgelerini özel bir uygulamayla doğrulanan dijital filigranlı kâğıtla verir. Bakanlık bu belgeleri şimdilik onaya kabul etmediğini yazar. Türkiye’ye gidecek belge için okuldan olağan kâğıt nüsha istenir.
İlgili sayfalar
Japon üniversite belgesinin içeriği Japon üniversitesinin mezuniyet belgesi ve gakuiki sayfalarında, noter adımı kōshōnin onayı sayfasında anlatılır.