Japon üniversiteleri mezuniyet töreninde öğrenciye büyük boyutlu bir diploma verir: 学位記 (gakuiki), eski okullarda 卒業証書 (sotsugyō shōsho). Bu belge bir kez düzenlenir ve kaybolursa aynısı yeniden verilmez; bu özellik Türkiye’deki kullanımında da belirleyicidir.
Aslına tasdik geri alınamaz
Japonya Dışişleri Bakanlığı diplomanın aslını tasdik edebildiğini yazar. Ancak basılan tasdik mührünün geri alınamayacağını ve diplomanın ileride başka bir amaçla kullanılmasını zorlaştırabileceğini belirtir. Bakanlık bu yüzden belgeyi isteyen kuruma önce mezuniyet belgesinin yeterli olup olmadığının sorulmasını önerir.
Üç ay kuralının esnemesi
Bakanlık düzenlenmesinin üzerinden üç aydan fazla geçmiş belgeyi kural olarak kabul etmez. Diploma gibi bir kez verilen belgeler ise yıllar önce düzenlenmiş olsa da, belgeyi isteyen kurum bu eski belgeyi istiyorsa tasdik edilebilir. Aynı esneklik mezuniyet belgesi için geçerli değildir, çünkü o belge her istendiğinde yeni tarihle düzenlenir.
Eski devlet üniversitesi diplomaları
Bakanlığa göre devlet üniversiteleri kamu tüzel kişiliğine dönüşmeden önce verdikleri diplomalara doğrudan apostil verilebilir. Dönüşümden sonra verilen diplomalarda ise noter ve hōmukyoku adımları gerekir. Diplomanın tarihi bu yüzden hangi zincirin uygulanacağını belirler.
YÖK’ün diploma aslı şartı
YÖK denklik başvurusunda denkliği istenen diplomanın ya da mezuniyet belgesinin aslını ister. Japon üniversitesinden mezun olan kişi burada ya diplomanın aslını ya da mezuniyet belgesini sunar ve Türkçe çevirisini ekler. Hangisinin yeterli olacağı başvuru öncesinde YÖK’ten sorulur.
Belgenin dili ve biçimi
Diplomalar çoğunlukla dikey yazılmış Japonca metinle, Japon dönem takvimine göre tarihle ve rektörün adıyla düzenlenir. Bazı üniversiteler İngilizce bir diploma sürümü de verir. Türkiye’de çevrilecek olan, apostil zincirinden geçen sürümdür.
Tarihin çevirisi
Diplomadaki mezuniyet tarihi dönem adı ve yıl olarak yazılmışsa çeviride miladi karşılığıyla birlikte verilir. Heisei 31 yılı Nisan ayına kadar sürer, aynı yılın Mayıs ayı Reiwa 1 olarak yazılır. Bu geçiş 2019’da mezun olanların belgelerinde sık görülür.
Kaybolan diploma
Diploma kaybolduğunda üniversite yerine aynı diplomayı değil, mezuniyeti gösteren bir belge verir. Türk kurumu diplomanın aslında ısrar ederse bu durum üniversitenin yazısıyla açıklanır. Diplomanın yerine geçen bu belgenin onay zinciri sotsugyō shōmeisho sayfasında ayrıntılı verilir.
Renkli fotokopi şartı
YÖK, denklik başvurusunda istenen bütün belgelerin, pasaportun tüm sayfaları da dahil olmak üzere, renkli fotokopisini de ister. Büyük boyutlu Japon diplomasında mühür çoğunlukla kırmızıdır ve siyah beyaz kopyada okunmaz hâle gelebilir. Diplomanın bütün yüzünü gösteren renkli bir kopya bu yüzden baştan hazırlanır.
Yüksek lisans ve doktora diplomaları
Lisansüstü derecelerde diploma yine gakuiki adını taşır, ama YÖK bu derecelerde tezle ilgili ek belgeler ister. Tez kapağı ve özetinin çevirisi bu dosyaların kendine özgü parçasıdır. Ayrıntısı gakui shōmeisho sayfasında anlatılır.