Japonya’dan Türkiye’ye yapılan bir sevkiyatta menşe şahadetnamesi gibi belgeler Japon ticaret odasınca düzenlenir. Japonya Dışişleri Bakanlığının tablosunda 商工会議所（原産地証明など）, yani ticaret odası belgeleri, iki onaya da kapalıdır. Bu belgelerin Türkiye’ye giden yolu apostil değil, T.C. Tokyo Büyükelçiliğinin imza ve mühür onayıdır.
Neden apostil yok
Lahey Sözleşmesi ticaret ve gümrük işlemleriyle doğrudan ilgili idari belgeleri apostil kapsamının dışında tutar. Onikişubat Kaymakamlığının kontrol tablosu da ticari ve gümrük belgelerine apostil yapılamayacağını yazar. Japonya Dışişleri Bakanlığının tablosu ise ticaret odası belgelerini doğrudan tasdik edilemeyen belgeler arasında gösterir.
Japon noteri üzerinden ikinci yol
Bakanlık, tablosunda çarpı işaretiyle gösterilen belgeler için bir yol daha tanır: 「×印が付いている場合、私文書の認証手続きを行えば証明の対象となります」 Yani ticaret odası belgesi özel belge gibi önce Japon noterinin onayından geçirilirse bakanlığın tasdikine açılabilir. Hangi yolun izleneceği, belgeyi alacak Türk kurumunun hangi onayı kabul ettiğine göre seçilir; ihracat işlemlerinde öngörülen doğrudan yol Tokyo Büyükelçiliğinin imza ve mühür onayıdır.
Onayı kim verir
Tokyo Büyükelçiliği ithalat ve ihracat işlemleri için imza ve mühür onayı yapar. Onay ticaret odasının belgesindeki imza ve mührün gerçekliğini gösterir. Böylece belge Türkiye’de konsolosluk onayı almış bir yabancı belge olarak kullanılabilir.
Başvuruda verilenler
Başvuruya ticaret odasının düzenlediği mühürlü belgenin aslı ve bir renkli fotokopisi eklenir. Zarfa işlem ücreti ile kırmızı renkli bir Letter Pack iade zarfı da konur. Zarfın alıcı kısmına başvuru sahibinin Japonya’daki adresi yazılır.
Posta ya da randevu
İmza ve mühür onayı için büyükelçiliğe posta ile başvurulabilir ya da randevuyla bizzat gelinebilir. Fotokopi için market zincirlerindeki makinelerin, iade zarfı için postanelerin ya da marketlerin kullanılabileceğini büyükelçilik ayrıca yazar. Bu kolaylık Japonya’daki ihracatçının işlemi uzaktan yürütmesine izin verir.
Fatura onayı
Büyükelçilik, fatura onayında işlem ücretinin fatura tutarı üzerinden hesaplandığını belirtir. Ücret tutarı bu sitede yazılmaz. Faturanın onaylanması gerekip gerekmediği, Türkiye’deki alıcının gümrük müşavirinden öğrenilir.
Belgenin dili
Menşe şahadetnamesi ve benzeri ticari belgeler çoğunlukla İngilizce düzenlenir. Türkiye’deki bir kurum Türkçe çeviri isterse çeviri noter yeminli tercümanca yapılır. Belgenin hangi dilde düzenleneceği ihracatçı ile Türk alıcı arasında önceden konuşulur.
Apostil yolundan farkı
Apostilde onayı belgeyi düzenleyen ülkenin makamı verir; burada ise belgenin kullanılacağı ülkenin temsilciliği onay verir. Bu yol, Lahey Sözleşmesinin dışında kalan belgeler için korunmuş eski konsolosluk onayı yoludur. Japonya ile Türkiye arasında bu yolun kullanıldığı yerlerden biri budur.
İlgili sayfalar
Konsolosluk onayının Japonya ile Türkiye arasındaki yeri konsolosluk tasdiki zinciri sayfasında, Japonya’ya ihracat belgelerinin çevirisi Japonya’ya ihracat için çeviri sayfasında anlatılır.