Lahey Sözleşmesinden önce yabancı bir belge, düzenlendiği ülkenin dışişleri bakanlığından ve kullanılacağı ülkenin temsilciliğinden geçen uzun bir zincirle doğrulanırdı. Japonya’da bu eski zincirin ilk halkasına 公印確認 (kōin kakunin) denir. Japonya ile Türkiye arasında bu zincir artık istisnadır; bu sayfa hangi durumlarda hâlâ kullanıldığını anlatır.
İki ülke de taraf
Japonya Dışişleri Bakanlığının taraf ülkeler listesinde Türkiye yer alır. Sözleşme Japonya’da 27 Temmuz 1970’te, Türkiye’de 29 Eylül 1985’te yürürlüğe girdi. Türkiye’nin Nantes Başkonsolosluğunun notu da sözleşmenin Türkiye bakımından bu tarihte yürürlüğe girdiğini ve konsolosluk onayı zorunluluğunu kaldırdığını yazar.
Apostilli belgeye ek tasdik yok
T.C. Dışişleri Bakanlığı, en sık karşılaştığı karışıklığın apostilli belgenin Bakanlıkta tasdik ettirilmek istenmesi olduğunu belirtir. Apostilli belge Bakanlıkça tasdik edilemez ve sözleşmeye taraf ülkelerin makamlarında doğrudan işleme konur. Japon apostilli bir belgeyi Ankara’da ayrıca tasdik ettirmeye çalışmak bu yüzden zaman kaybıdır.
Birinci durum: temsilcilik belgeleri
Diplomasi ve konsolosluk görevlilerinin düzenlediği belgeler apostil alamaz. Ankara’daki Japon Büyükelçiliğinin düzenlediği bir evlenme ehliyet belgesi bu yüzden T.C. Dışişleri Bakanlığınca tasdik edilir. Bu, eski konsolosluk zincirinin iki ülke arasında sürdüğü ilk yerdir.
İkinci durum: ticari ve gümrük belgeleri
Ticaret ve gümrük işlemleriyle doğrudan ilgili belgeler de sözleşmenin dışındadır. Japon ticaret odasının düzenlediği ihracat belgeleri Japonya’da onaylanmaz ve T.C. Tokyo Büyükelçiliğinin imza ve mühür onayından geçer. Bu, zincirin iki ülke arasında sürdüğü ikinci yerdir.
Üçüncü durum: temsilcilikte çeviri
Dışişleri Bakanlığı, yabancı belgenin Türkçe çevirisinin o ülkedeki Türk temsilciliğince tasdik edilmesini de bir yol olarak tanır. Japonya’da bu, çevirinin Tokyo Büyükelçiliğine kayıtlı bir yeminli tercümanca yapılıp büyükelçilikte tasdik edilmesidir. Bu yol apostilin yerine değil, Türkiye’deki noter onayının yerine geçer.
Türk belgesinin eski zinciri
Bakanlık, apostil edilmeyecek bir Türk belgesinin yurt dışında nasıl kullanılacağını da tarif eder: belgenin çevrilmesi, çevirinin noterde onaylanması, valilik ya da kaymakamlık tasdiki ve son olarak Bakanlığın tasdiki. Japonya sözleşmeye taraf olduğu için Japon makamına gidecek Türk belgesinde bu dört adımlı yol olağan değildir. Japon makamı çoğu işlemde belgenin kendisi için bir onay da aramaz.
Karar sırası
Bir belgenin hangi zincirden geçeceğine karar verirken önce belgeyi kimin düzenlediğine bakılır. Kamu kurumunun belgesi apostile, temsilciliğin belgesi Dışişleri tasdikine, ticaret odasının belgesi temsilcilik onayına gider. Belgenin gideceği kurumun ayrıca özel bir talebi varsa bu sıra ona göre düzeltilir.
İlgili sayfalar
Japon tarafındaki iki onayın farkı kōin kakunin ile apostil sayfasında, temsilcilik belgesinin tasdiki Japon Büyükelçiliği belgesine Dışişleri tasdiki sayfasında anlatılır.