Çeviriye verilen bir aile kütüğü ya da şirket kararı, belge sahibinin yanında başka kişilerin bilgilerini de taşır. Aşağıdaki yanıtlar belgenin büroya ulaşmasından teslimden sonrasına kadar hangi kuralların uygulandığını özetler.
Belgemi teklif formuna yükleyebilir miyim?
Yükleyemezsiniz; formda dosya alanı bilerek bulunmaz, böylece belge gerekmedikçe hiçbir sisteme girmemiş olur. İletişim kurulduktan sonra paylaşım kanalı birlikte seçilir ve gerekirse önce gizlilik taahhüdü imzalanır. Formun hangi bilgileri istediği teklif isteyin sayfasında görülür.
Belgeyi e-postayla göndermek güvenli mi?
Her belge için değil; içeriğe göre başka bir paylaşım yolu önerilebilir ve kanal seçilirken müşterinin kurum politikası da gözetilir. Bir şirket kendi gizlilik sözleşmesini kullanmak isterse metni işin başında paylaşır. Paylaşım kuralları belge güvenliği sayfasında toplanır.
Belgemi büroda kimler görür?
Belgeyi çeviriyi yapan kişi ile çeviriyi kaynak metinle karşılaştıran ikinci kişi görür. Noter onayı gerekiyorsa çeviriyle birlikte belgenin aslı da notere sunulur, çünkü onay bunu gerektirir. Bunların dışında belge kimseyle paylaşılmaz; denetim adımı çalışma biçimimiz sayfasında anlatılır.
Belgem makine çevirisi ya da yapay zekâ servisine yüklenir mi?
Yüklenmez, çünkü böyle bir serviste metnin kimde kaldığını ve neye kullanılacağını belge sahibi bilemez; bir kütük örneği üstelik birçok akrabanın verisini de içerir. Makine çıktısının Japoncada yanıltması da ayrı bir sorundur: özne, adın okunuşu ve dönem yılı tahminle doldurulur. Bu tahminlerin örnekleri makine çevirisi riski sayfasındadır.
Adli sicil kaydı ya da sağlık raporu için ayrıca izin istenir mi?
İstenir; bu belgeler özel nitelikli kişisel veri taşıdığından işlenmeleri için açık rıza ayrıca alınır. Belgenin kopyası, iş bittiğinde gereğinden uzun saklanmaz. Aydınlatma metni kişisel verilerin korunması sayfasındadır.
Teslimden sonra kopyaların silinmesini isteyebilir miyim?
İsteyebilirsiniz; talep yazılı iletilir ve kopyalar zaten işin ve mevzuatın gerektirdiğinden uzun tutulmaz. Fatura gibi kayıtlar ise yasal saklama süresine bağlıdır ve bu talebin kapsamına girmez. Teslim sonrasındaki kurallar belge güvenliği sayfasında da yazılıdır.
Apostilli belgenin aslını büroya gönderirsem nasıl korunur?
Apostilli bir Japon belgesi, apostilin konduğu hâliyle kalmalıdır; apostil sayfasıyla belge arasındaki bağ bozulursa belge kabul görmeyebilir. Büroya ulaşan asıl açılmaz, fotokopisi işaretlenmez ve teslimde onaylı çeviriyle birlikte geri verilir. Bu kural belgenin güvenliği başlıklı sayfada ayrıca vurgulanır.
Şirketimizin gizli teknik belgeleri için ayrı bir sözleşme imzalanır mı?
Gerekirse gizlilik taahhüdü iş başında imzalanır ve ihaleyi ya da projeyi yürüten şirketin gizlilik kuralları çeviride de geçerli olur. Japon ortaktan gelen gizlilik sözleşmesinin kendisi çevrilecekse gizli bilginin tanımı ve istisnalar maddesi sözcük sözcük aktarılır. Bu sözleşmenin yapısı himitsu hoji keiyakusho sayfasında anlatılır.