Japon şirketiyle teknik görüşme, numune alışverişi ya da ortak geliştirme öncesinde imzalanan gizlilik sözleşmesinin adı 秘密保持契約書 (himitsu hoji keiyakusho) olur. Sözleşmenin maddeleri, Japon haksız rekabet kanunundaki ticari sır anlayışına dayanır ve bu anlayış hangi bilginin korunacağını belirler.
Ticari sırrın Japon tanımı
Japon Haksız Rekabeti Önleme Kanunu’nun 2. maddesi ticari sırrı, gizli olarak yönetilen üretim yöntemi, satış yöntemi ya da iş faaliyeti için yararlı başka bir teknik veya ticari bilgi olup kamuca bilinmeyen bilgi olarak tanımlar. Tanımdaki üç unsur, gizli yönetim, yararlılık ve kamuca bilinmeme, bir bilginin kanuni korumaya girmesinin koşullarıdır. Gizlilik sözleşmesi, özellikle gizli yönetim unsurunu belgeleyen araçtır.
Haksız rekabet sayılan davranışlar
Kanun hırsızlık ya da hile gibi haksız yollarla ticari sır edinmeyi ve bu sırrı kullanmayı ya da açıklamayı haksız rekabet sayar. Ticari sır sahibinin gösterdiği bir sırrı haksız çıkar sağlamak ya da sahibine zarar vermek amacıyla kullanmak ya da açıklamak da haksız rekabettir. Gizlilik sözleşmesindeki kullanım amacı maddesi bu yüzden kanunla birlikte okunur.
Gizli bilginin tanımlandığı madde
Japon gizlilik sözleşmelerinde gizli bilgi çoğunlukla “gizli olduğu belirtilerek açıklanan bilgi” olarak tanımlanır ve sözlü açıklamaların belirli bir süre içinde yazılı olarak teyit edilmesi istenir. İstisnalar arasında önceden bilinen, kamuya açık olan ve bağımsız geliştirilen bilgiler sayılır. Çeviride tanım ve istisnalar maddesi kelime kelime aktarılır, çünkü korunan bilginin sınırı buradadır.
Karşılıklılık
Japon Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler Ajansı’nın fikrî mülkiyet yönergesi, gizlilik yükümlülüğünün yalnız küçük işletmeye değil iki tarafa da eşit biçimde yüklenmesini ve korunacak sırların karşılıklı belirlenmesini önerir. Yönerge ayrıca karşı tarafın rızası olmadan onun gizli bilgisini edinmemeyi ve gizlilik sözleşmesi olmadan sırlarını öğrenmeye çalışmamayı öğütler. Türk tedarikçi, Japon müşteriden gelen taslağın tek taraflı olup olmadığını bu ölçüyle okur.
Süre ve iade maddeleri
Sözleşmede gizlilik yükümlülüğünün sözleşme bittikten sonra ne kadar süreceği ve açıklanan belgelerin iadesi ya da imhası yazılır. İmha edilen belgeler için bir imha bildirimi istenebilir. Çeviride sürenin hangi olaydan itibaren başladığı açıkça korunur.
Uygulanacak hukuk ve mahkeme
Japon taslaklarında uygulanacak hukuk olarak çoğunlukla Japon hukuku ve yetkili mahkeme olarak bir Japon mahkemesi yazılır. Bu madde, olası bir uyuşmazlıkta hangi hukukun kavramlarının kullanılacağını belirler. Madde değiştirilmek istenirse bu, çevirinin değil tarafların müzakeresinin konusudur.
Tek taraflı yükümlülüğün gözden kaçması
Sık yapılan hata, sözleşmede yalnız alıcı tarafın yükümlülük taşıdığını gösteren ifadelerin çeviride iki taraflıymış gibi yumuşatılmasıdır. Japonca metinde “taraflar” ile “alıcı taraf” ayrı kelimelerle yazılır ve bu fark çeviride korunur. Kalıp ve resim gibi teknik verilerin paylaşım sınırı onay resmi sayfasında anlatılır.