Japon anonim şirketi her hesap dönemi sonunda şirketin durumunu anlatan bir rapor hazırlar. Şirketler kanununa dayanan bu belgeye 事業報告 (jigyō hōkoku) denir. Belge, borsa kanununa dayanan yıllık yatırımcı raporundan ve sayılardan oluşan mali tablolardan ayrıdır; Türk ortak ya da yatırımcı üçünü aynı pakette alabilir.
Faaliyet raporunun kanundaki yeri
Japon Şirketler Kanunu’nun 435. maddesine göre şirket her hesap dönemi için mali tabloları, faaliyet raporunu ve bunların ek tablolarını hazırlar. Bu belgeler elektronik kayıt olarak da hazırlanabilir. Faaliyet raporunun ek tablosu 附属明細書 (fuzoku meisaisho) adını taşır ve raporun bazı konularını ayrıntılandırır.
Raporun ana bölümleri
Japon Şirketler Kanunu Uygulama Yönetmeliği’nin 119. maddesine göre kōkai kaisha sayılan şirketin faaliyet raporu şirketin güncel durumunu, yöneticilerini, yöneticiler için yapılan sorumluluk sigortasını, paylarını ve pay alma haklarını anlatan bölümler içerir. Bölüm başlıkları çeviride yönetmelikteki sırayla korunur, çünkü okuyan kişi bir bilgiyi bu sıraya göre arar. Kōkai kaisha kavramı genel kurul çağrısı sayfasında açıklanır.
Şirketin güncel durumu bölümü
Yönetmeliğin 120. maddesi bu bölümün içeriğini sayar: dönem sonundaki ana faaliyetler, ana işyerleri ve fabrikalar ile çalışanların durumu, ana borç verenler ve borç tutarları, dönemdeki gelişmeler ve sonuçları, finansman, yatırım ve şirket birleşmeleri gibi önemli olaylar, son üç dönemin varlık ve kâr-zarar durumu, önemli ana ve bağlı şirketler ile ele alınması gereken sorunlar. Son başlığın Japonca adı 対処すべき課題 (taisho subeki kadai) olur ve “riskler” diye değil “ele alınması gereken sorunlar” diye çevrilir.
Grup ile şirket ayrımı
Maddenin ikinci fıkrasına göre konsolide mali tablo hazırlayan şirket bu bilgileri şirket ve bağlı şirketlerinden oluşan grup düzeyinde yazabilir. Japonca metinde 当社 (tōsha) şirketin kendisini, 当社グループ (tōsha gurūpu) grubu anlatır. Çeviride iki ifade aynı karşılıkla verilirse çalışan sayısı ya da borç tutarı yanlış birime bağlanır.
İç kontrol düzeninin özeti
Yönetmeliğin 118. maddesine göre yöneticilerin işlerinin kanuna ve esas sözleşmeye uygunluğunu sağlayacak düzen için bir karar alınmışsa faaliyet raporu bu kararın özetini ve düzenin nasıl işletildiğini de yazar. Bu bölüm Türkçede “iç kontrol sistemi” karşılığıyla verilir; Japonca metin kararın özetini ve uygulamanın özetini ayrı paragraflarda anlatır.
Onay değil bildirim
Kanunun 438. maddesine göre mali tablolar kural olarak olağan genel kurulun onayına sunulur, faaliyet raporunun içeriği ise genel kurula yalnız bildirilir. Bu yüzden faaliyet raporu genel kurul çağrısında çoğunlukla bildirilen konular arasında görünür. Çeviride “genel kurulca onaylanan faaliyet raporu” gibi bir ifade kullanılmaz.
Faaliyet raporunun denetimi
Kanunun 436. maddesine göre muhasebe denetçisi bulunan şirkette mali tabloları hem kanuni denetçi hem muhasebe denetçisi denetler; faaliyet raporunu ise yalnız kanuni denetçi ya da denetim komitesi denetler. Muhasebe denetçisinin raporu bu yüzden faaliyet raporundaki anlatımı kapsamaz. Denetim raporlarının türleri Japon denetim raporu sayfasında anlatılır.
Faaliyet raporunun yıllık rapor sanılması
Sık yapılan hata, şirketler kanununa göre hazırlanan faaliyet raporunun borsa kanununa göre hazırlanan yıllık rapor gibi çevrilmesidir. İki belgenin muhatabı, içeriği ve süresi farklıdır. Yıllık rapor yıllık yatırımcı raporu, sayısal tablolar Japon mali tablo seti sayfasında anlatılır.