Japon şirketlerinde bir harcama, sözleşme ya da yeni bir iş kararı çoğunlukla yazılı bir teklifle başlar ve bu teklif ilgili birimlerden sırayla onay alarak karar yetkilisine ulaşır. Bu belgenin adı 稟議書 (ringisho) olur. Türk ortağın Japon tarafın kararını beklerken gördüğü gecikmenin bir kısmı bu dolaşımın süresidir.
Ringi belgesinin yapısı
Ringi belgesi başlık, teklif eden birim ve kişi, tarih, teklif konusu, gerekçe, maliyet ya da etki, ekler ve onay kutuları bölümlerinden oluşur. Onay kutularında her birimin yöneticisi mührünü ya da elektronik onayını basar. Çeviride kutuların sırası korunur, çünkü sıra, kararın hangi aşamada olduğunu gösterir.
Onay kutularının dili
Kutuların üstünde birim adları ve unvanlar yazılır; kutunun içinde mühür ya da tarih bulunur. Mühür yerine “görüldü” anlamında bir işaret ya da bir not düşülmüşse bu, onaydan farklı bir anlam taşıyabilir. Çevirmen boş kutuyu, mühürlü kutuyu ve notlu kutuyu ayrı ayrı belirtir.
Ringinin sınırı: yönetim kurulu
Japon Şirketler Kanunu’nun 362. maddesine göre yönetim kurulu, önemli varlıkların elden çıkarılması ve alınması, büyük borçlanma, önemli çalışanların atanması ve önemli şubelerin kurulması gibi kararları tek bir yöneticiye bırakamaz. Bu tür bir konuda ringi belgesi kararın hazırlık aşamasıdır; nihai karar yönetim kurulunda alınır. Yönetim kurulu tutanağının yapısı yönetim kurulu tutanağı sayfasında anlatılır.
Çıkar çatışması
Kanunun 369. maddesine göre yönetim kurulu kararları, oy kullanabilecek yöneticilerin çoğunluğu toplandığında, toplananların çoğunluğuyla alınır ve kararla özel bir çıkar ilişkisi bulunan yönetici oylamaya katılamaz. Ringi belgesinde bir yöneticinin onay kutusunun boş bırakılması bu nedenle olabilir. Çeviride boş kutunun nedeni yazılıysa aynen aktarılır.
Elektronik onaya geçiş
Japon hükümetinin mühür konusundaki soru-cevabı, mühürsüz belgelerde gerçekliği kanıtlamayı kolaylaştıran yollar arasında e-posta alıcılarına hukuk müdürü ya da yönetici gibi karar yetkililerinin eklenmesini de sayar. Pek çok Japon şirketi ringi belgesini elektronik iş akışına taşıdı ve onaylar sistem kaydı olarak tutulur. Elektronik ringinin çıktısında onay tarihleri ve saatleri de yer alır.
Türk ortağa yansıması
Japon tarafın bir teklifi onaylaması için ringi belgesine eklenecek bilgiler çoğunlukla Türk ortaktan istenir: fiyat, teslim, risk ve referanslar. Bu bilgiler Japonca özetlenerek belgeye eklenir. Türk ortağın gönderdiği belgenin kısa ve açık bir Japonca özeti, dolaşımın hızını artırabilir.
Ringi onayının kesin karar sanılması
Sık yapılan hata, bir birimin ringi onayının şirketin nihai kararı gibi Türk ortağa aktarılmasıdır. Belge dolaşımını tamamlamadan ve yetkili onayı gelmeden karar kesinleşmez. Yönetim kurulu kavramı torishimariyakukai sayfasında anlatılır.