Japonca sözcükleri Latin harfleriyle yazmanın birkaç sistemi vardır; pasaportlarda kullanılanı ヘボン式 (Hebon-shiki), yani Hepburn sistemidir. Türk makamına gidecek çeviride Japon adının yazımı bu sistemden gelir ve kurallarını bilmek, adı doğru okumak demektir.
Pasaportun kuralı
Japonya Dışişleri Bakanlığına göre pasaporttaki ad, kütükte yazılı adın Hepburn yazımıdır. Bakanlık bu sistemin, İngilizce konuşanların okuduğunda Japonca söyleyişe en yakın sesi verdiği için seçildiğini açıklar. Pasaport yazımı bu yüzden Japonca sesleri İngilizce yazım alışkanlıklarıyla gösterir.
Shi, chi, tsu, fu
Hepburn yazımında bazı heceler İngilizce okunuşa göre yazılır: “shi”, “chi”, “tsu”, “fu” ve “ji” gibi. Bu heceler başka bir sistemde “si”, “ti”, “tu”, “hu” ve “zi” diye yazılabilir. Aynı ad bu yüzden iki sistemde farklı görünür; pasaporttaki biçim Hepburn’dür.
B, m ve p önünde m
Tokyo pasaport bürosunun kurallarına göre “n” sesi b, m ve p harflerinden önce “m” ile yazılır: Namba, Homma, Mampo. Başka yerlerde “n” olarak kalır: Kanno, Honda. Bu kural yüzünden aynı kanji ad bir belgede “n”, pasaportta “m” ile görünebilir.
Çift ünsüz
Japoncadaki kısa duraklama, ardından gelen ünsüzün iki kez yazılmasıyla gösterilir: Beppu, Isshiki. “Ch” önünde ise bu duraklama “t” ile yazılır: Etchu, Hatcho. Türkçe çeviride bu ad pasaporttaki gibi, çift ünsüzüyle ya da “tch” ile yazılır.
Uzun ünlü yazılmaz
Pasaport yazımında uzun ünlüler kural olarak gösterilmez: Tokyo pasaport bürosunun örneklerinde “Ōno” soyadı ONO, “Saitō” soyadı SAITO diye yazılır. Aynı kişinin adı dil öğretiminde ya da sözlükte uzunluk işaretiyle yazılabilir. Bu fark, iki belgede aynı adın farklı görünmesinin en yaygın nedenidir.
Katakana adlarda Hepburn
Tokyo pasaport bürosu, katakana ile yazılmış yabancı biçimli adların da Hepburn kurallarıyla nasıl yazılacağını tabloyla gösterir: “ti” hecesi TEI, “di” hecesi DEI, “fa” hecesi FUA olur. Kütükte katakana ile yazılmış bir ad, istisna istenmedikçe pasaporta bu kurallarla geçer. Bu yüzden katakana yazımdan pasaporta giden ad, kaynak dildeki yazımdan belirgin biçimde uzaklaşabilir.
Büyük harf
Pasaporttaki ad büyük harflerle yazılır. Türkçe çeviride ad çoğunlukla ilk harfi büyük, gerisi küçük yazılır; ama harflerin kendisi pasaporttakiyle aynı kalır. Soyadının büyük harfle yazılması isteniyorsa bu biçim çevirinin tamamında korunur.
Çeviride uygulama
Türkçe çeviride Japon adının yazımı pasaporttan alınır, kanjiden yeniden türetilmez. Pasaportu olmayan kişi için Hepburn kuralları uygulanır ve bu durum not edilir. Yazımı denetlemek için sitedeki Hepburn yazım denetimi aracı kullanılabilir.
Uzun ünlünün öteki yazımları
Pasaportta uzun ünlünün h ya da ikinci bir ünlüyle gösterilmesi ancak istisna olarak mümkündür. Bu istisnalar ve 2025’te önerilen yeni kural uzun ünlü sayfasında, Hepburn’ün öteki sistemle farkı Kunrei ve Hepburn sayfasında anlatılır.