Japon elektronik, elektrik ve otomotiv tedarik zincirinde bir parçanın içerdiği kimyasallar, ortak bir format olan chemSHERPA ile bildirilir. Format, müşterilerin her birinin kendi “yeşil satın alma” formunu kullanması yerine tek bir biçim sağlamak için geliştirildi. Japon müşteriye parça ya da malzeme veren Türk tedarikçi, bu formatı doldurmayı bilmek zorundadır.
İki sürüm: CI ve AI
chemSHERPA’nın veri hazırlama araçları iki sürümde yayımlanır: kimyasal ürünler için CI ve kalıplanmış ya da birleştirilmiş eşyalar için AI. Boya, reçine ya da yapıştırıcı veren bir tedarikçi CI, plastik parça ya da elektronik bileşen veren bir tedarikçi AI kullanır. Yanlış sürümle hazırlanmış bir bildirim Japon müşterinin sistemine girmez.
Madde listesi ve sürümü
Araçların içine, bildirim yapılması gereken maddelerin listesi gömülüdür ve liste düzenli olarak yeni sürümle güncellenir. Güncel araç sürümünün hangi liste sürümünü içerdiği, araçla birlikte yayımlanır. Bildirimin hangi liste sürümüyle hazırlandığı, müşterinin kabul edip etmeyeceğini belirler ve çeviri notunda korunur.
Formatın kökeni
Japonya Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı chemSHERPA’yı ürünlerdeki kimyasal içerik bilgisinin aktarılması için yeni bir düzen olarak tanıttı ve 2016’da destekleyen şirketlerin listesini yayımladı. Bakanlığa göre veri hazırlama aracının indirme sayısı 29 Şubat 2016 itibarıyla 5.000’i aşmıştı. Listede Japon elektronik, kimya ve makine sanayisinin büyük şirketleri yer alır.
Bugünkü platform
Formatı bugün yöneten yapı, kendini ürünlerin kimyasal içerik ve kaynak döngüsü bilgisini tedarik zinciri boyunca birbirine bağlayan Japonya çıkışlı bir platform olarak tanımlar. Platform, Avrupa kimyasal kısıtlamalarındaki istisna kodlarının yeni biçimlerine otomatik dönüştürme gibi güncellemeler de duyurur. Türk tedarikçi, müşterinin istediği sürümü platformun duyurularından izler.
Bildirimin katmanları
Bir eşya bildiriminde ürün, onu oluşturan parçalar ve malzemeler, her malzemedeki listeli maddeler ve oranları katman katman girilir. Türk tedarikçi bu bilgiyi kendi hammadde tedarikçilerinin belgelerinden toplar. Bu belgeler Türkçe ya da İngilizce olabilir ve madde adları uluslararası numaralarıyla eşleştirilir.
Uyum beyanı alanı
Format, içerik bilgisinin yanında ürünün belirli mevzuata uyup uymadığına ilişkin beyan alanları da taşır. Bu alanlardaki bir “uyumlu” işareti, tedarikçinin sorumluluğunda bir beyandır. Çeviride ya da açıklama notunda beyanın kapsamı abartılmaz, formda yazan kadarı aktarılır.
Madde adının serbest çevrilmesi
Sık yapılan hata, listeli bir maddenin adının Türkçe ya da İngilizce serbest bir çeviriyle eşleştirilmesidir; eşleştirme her zaman madde numarasıyla yapılır. Aynı adın farklı yazımları farklı maddeler sanılabilir. Güvenlik bilgi formuyla ilişkisi Japon güvenlik bilgi formu sayfasında anlatılır.