Japonca teknik şartnamenin genel adı 仕様書 (shiyōsho) olur. Aynı kelime alıcının isteklerini sayan bir istek belgesini de, üreticinin ürününün özelliklerini bildiren bir teslim belgesini de anlatabilir. Hangisinin elde olduğunu anlamak, çevirinin ilk adımıdır.
İstek şartnamesi ve teslim şartnamesi
Alıcının hazırladığı şartname, ürünün karşılaması gereken koşulları sayar ve tedarikçiye bir istek olarak gelir. Üreticinin hazırladığı şartname ise ürünün gerçekte sahip olduğu özellikleri bildirir ve çoğunlukla alıcının onay mührüyle geri döner. İlki bir sözleşme koşulu, ikincisi bir beyan niteliğindedir ve çeviride fiil kalıpları bu farkı taşır.
Belgenin bölümleri
Japon şartnamesi çoğunlukla kapsam, uygulanan standartlar, genel koşullar, ayrıntılı teknik koşullar, muayene yöntemi, ambalaj ve işaretleme bölümlerinden oluşur. Kapak sayfasında belge numarası, sürüm, düzenleyen, kontrol eden ve onaylayanın mühür kutuları yer alır. Çeviride bölüm numaraları değiştirilmez, çünkü resimler ve kalite belgeleri bu numaralara atıf yapar.
Sürüm kaydı tablosu
Şartnamenin ilk ya da son sayfasında her değişikliğin tarihini, içeriğini ve onaylayanını gösteren bir sürüm kaydı tablosu bulunur. Türk üretici, hangi sürüme göre üretim yaptığını bu tablodan kanıtlar. Çeviride tablonun her satırı aktarılır; yalnız son sürüm çevrilip önceki satırlar atlanmaz.
Şartname değerinin hukuki ağırlığı
Japonya Ekonomi, Ticaret ve Sanayi Bakanlığı’nın takım tezgâhı kuralına göre ihracat denetiminde tezgâhın sınıflandırılmasında üreticinin katalog ya da şartname değeri kullanılabilir. Bakanlığın açıklamasına göre bu kuralın klasik uygulamasında şartname değeri tezgâhı denetim kapsamında göstermek için yeterlidir, ama kapsam dışı olduğunu göstermek için tek başına kullanılamaz. Bu örnek, bir şartname değerinin Japon mevzuatında resmî bir sonuca dayanak olabildiğini gösterir.
Know-how ve resmin sınırı
Japon Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeler Ajansı’nın fikrî mülkiyet yönergesine göre üretim işini üstlenen taraf, know-how ve resimlerini iradesi dışında açıklamakla yükümlü değildir. Alıcının istek şartnamesinde tedarikçinin süreç bilgilerini isteyen maddeler bu yüzden dikkatle okunur. Çeviri, maddenin hangi bilgiyi istediğini eksiksiz göstererek tedarikçinin kararını mümkün kılar.
“Koto” ve “mono” kalıpları
Japon şartnamelerinde koşullar çoğunlukla “…olmalıdır” anlamına gelen こと (koto) ile biten kısa cümlelerle yazılır. “…olarak kabul edilir” ya da “…sayılır” anlamındaki kalıplar ise bir koşulu değil bir varsayımı anlatır. Türkçede bütün cümleler aynı zorunluluk kipiyle çevrilirse varsayım ile koşul arasındaki ayrım kaybolur.
Uygulanan standartların listesi
Şartnamede atıf yapılan Japon standartları numarası ve yılıyla birlikte listelenir. Çevirmen standart numarasını çevirmez ve karşılık gelen bir Türk ya da Avrupa standardını eklemez. Eşdeğerlik değerlendirmesi mühendislik kararıdır; çeviri yalnız atfı doğru aktarır.
Onay mühürlü şartnamenin değiştirilmesi
Sık yapılan hata, alıcının onay mührü taşıyan bir teslim şartnamesinin çevirisinde Türk üreticinin kendi güncel değerlerini kullanmasıdır. Onaylı belge, onaylandığı sürümüyle çevrilir; yeni değerler ayrı bir değişiklik talebiyle sunulur. Teknik belge çevirisinin genel düzeni Japonca teknik çeviri sayfasında anlatılır.