Türkiye’de Japonya’nın iki temsilciliği vardır: Ankara’daki büyükelçilik ve İstanbul’daki başkonsolosluk, 在イスタンブール日本国総領事館. Başkonsolosluk Şişli Esentepe’deki bir iş kulesinin onuncu katındadır ve kendi bölgesindeki Japon vatandaşlarının pasaport, belge ve kütük işlerini yürütür.
Binaya girişte
Başkonsolosluğun bulunduğu kuleye girerken fotoğraflı bir kimlik gösterilir ve giriş kartı alınır. Başkonsolosluğun katına cep telefonu, tablet ve bilgisayar sokulamaz. Formlara yazılacak kayıt yeri ve adres bilgileri bu yüzden önceden kâğıda not edilip getirilir.
Kişi hali belgeleri
Başkonsolosluk doğum, bekârlık, evlilik, boşanma ve ölüm belgelerini ve kütükten özet belgesini Türkçe ya da İngilizce düzenler. Başvuruda başvuru tarihinden önceki üç ay içinde alınmış tam kütük örneği ya da elektronik kütük erişim şifresi istenir. Bu şifre 16 haneli bir sayıdır ve üç ay geçerlidir.
Adların Latin yazımı
Başkonsolosluk, belgeye yazılacak adların Latin harfli biçimini doğrulamak için kişinin, ebeveynlerinin ve evlilik belgesinde eşin adının alfabe yazımını gösteren pasaport ya da kimlik gibi resmî belgelerin getirilmesini ister. Türk eşin adı bu yüzden onun Türk kimlik kartındaki ya da pasaportundaki yazımla belgeye geçer. Adın yazımıyla ilgili ayrıntılar Japonca ve çeviri bölümündedir.
Mühür ve imza onayı
Başkonsolosluk Japon kamu kurumlarının, bazı kamu tüzel kişilerinin ve okulların belgelerindeki mührün ya da imzanın gerçekliğini onaylar ve bu onayın belgenin içeriğini kapsamadığını açıkça yazar. Onaylanacak belge kural olarak düzenlenmesinden itibaren altı ay içinde olmalıdır; mezuniyet belgesi gibi bir kez verilen belgelerde istisna yapılabilir. Okul belgelerinde yalnız Japon okul kanununun birinci maddesinde sayılan okulların mühürleri kabul edilir.
Oturma belgesi
Yurt dışında oturan Japon vatandaşının Japonya’daki ikamet kaydı yerine geçen belgeyi başkonsolosluk düzenler; bu belge Japonya’daki emeklilik, sigorta ya da tapu işlemlerinde istenir. Adres kanıtı olarak fatura, kira sözleşmesi ya da e-Devlet’ten alınan yerleşim yeri belgesi gösterilebilir. Belgenin başvurusunda Türkiye’deki oturma izni kartı da kimlikle birlikte getirilir.
Japon polis belgesi
Türkiye’de oturma izni için istenen Japon polis belgesine başkonsoloslukta parmak izi verilerek başvurulur ve vekil başvuramaz. Başvuru Japonya Ulusal Polis Ajansına gönderilir ve belgenin başkonsolosluğa gelmesi yaklaşık iki ay sürer. Başkonsolosluğa göre belge Türk makamına verilecekse Japonya Dışişleri Bakanlığının apostili gerekir.
Elektronik belge
Başkonsolosluk, Reiwa 7 (2025) yılının 26 Kasım gününden beri kişi hali belgelerini de elektronik belge olarak verebildiğini duyurdu; oturma belgesi için bu imkân Mayıs 2025’ten beri vardı. Elektronik belge için başvurunun çevrim içi yapılması ve ücretin kartla ödenmesi gerekir. Başkonsolosluk, belgeyi alacak kurumun elektronik belgeyi kabul edip etmediğinin önceden sorulmasını önerir.
İzmir’de bir günlük hizmet
Başkonsolosluk uzak şehirlerde oturanlar için zaman zaman bir günlük gezici konsolosluk hizmeti düzenler; 25 Eylül 2026’da İzmir’de böyle bir gün planlandı. Bu günlerde pasaport, belge ve kütük başvuruları önceden randevuyla alınır. Randevusuz gelen kişiye o gün hizmet verilmez.
Türkiye’de oturma izni hatırlatması
Başkonsolosluk, Türkiye’de 90 günden uzun kalacak her yabancının girişten itibaren bir ay içinde Türk göç idaresine oturma izni başvurusu yapması gerektiğini hatırlatır. Çalışma izni olan kişi için ayrıca oturma izni gerekmez. Oturma izni dosyasında istenen belgeler Göç İdaresi sayfasında anlatılır.