Türkiye’de doğan bir çocuk için doğumu gösteren birden çok belge bulunur: hastanenin verdiği doğum belgesi, nüfus kayıt örneği ve çok dilli doğum kayıt örneği. Japon kurumları bu belgeleri 出生証明書, yani doğum belgesi başlığı altında ister. Hangi Türk belgesinin seçileceği, Japon kurumunun belgede hangi bilgiyi aradığına bağlıdır.
Japon Büyükelçiliğinin uyarısı
Japonya’nın Ankara Büyükelçiliği doğum bildiriminde doğumun saatinin dakikasına kadar yazılmasını ve bunu gösteren bir belge ister. Büyükelçilik Türk hastanelerinin doğum belgesinde yalnız günün yazılı olup saatin yazmayabileceğini hatırlatır. Aynı sayfa hastanenin tam adresinin de belgede eksik olabileceğini belirtir.
Saat eksikse
Hastanenin belgesinde saat yoksa, saati gösteren başka bir belge aranır. Bu belge hastaneden ya da nüfus kaydından alınabilir; hangisinin kabul edileceği büyükelçiliğe sorulur. Belgeler arasında saat farklı yazılmışsa çeviride bu fark gizlenmez.
Bildirimi kim yapar
Japonya’nın Ankara Büyükelçiliğine göre doğum bildirimini kural olarak anne ya da baba yapar ve bildirimi yapan ebeveyn yabancı da olabilir. Bildirime doğum belgesiyle birlikte anne ve babanın pasaportları eklenir. Türk ebeveynin pasaportu bu yüzden Japon tarafındaki dosyanın parçasıdır.
Göç idaresinde
Japonya Göç İdaresi aile yanında kalış statüsünde, başvuran çocukla onu geçindiren ebeveyn arasındaki bağı gösteren belgeler arasında doğum belgesinin kopyasını sayar. Bu statüde aslın verilmesi şart değildir. Kopya Japonca çeviriyle birlikte sunulur.
Vatandaşlık başvurusunda
Tokyo Adalet Bürosu vatandaşlık başvurusunda başvuranın kendi doğum belgesini ister. Başvuranın çocukları varsa onların doğum belgeleri de ayrıca istenir. Aile belgesinde kardeşler görünmüyorsa büro kardeşlerin doğum belgelerini de ister.
Hangi Türk belgesi
Hastanenin doğum belgesi saati ve doğum yerini ayrıntılı gösterebilir, ama resmî nüfus kaydının kendisi değildir. Nüfus kayıt örneği ve çok dilli doğum kayıt örneği doğumun nüfusa tescil edildiğini gösterir. Japon kurumunun istediği bilgiye göre bu belgelerden biri ya da birkaçı birlikte verilir.
Çevirmen satırı
Büyükelçilik doğum belgesinin Japonca çevirisine çeviri tarihinin ve çevirmen adının yazılmasını ister. Göç idaresi de yabancı dildeki belgeye Japonca çeviri ister ve çevirmenin imzasını arar. Noter onayı iki kurumda da istenmez.
Çeviride çocuğun adı
Çocuğun adı Türk belgesinde Latin harfleriyle yazılıdır; Japon kütüğüne ise izin verilen karakterlerle ve okunuşuyla işlenir. Japonca çeviri Türk belgesindeki yazımı değiştirmez, ama Japon kütüğüne yazılacak biçimle karşılaştırılarak hazırlanır. Adın iki kayıtta uyumu çocuğun adı sayfasında anlatılır.
İlgili sayfalar
Çok dilli doğum örneği Formül A sayfasında, bildirimin adımları Türkiye’de doğan çocuğun Japonya’ya bildirimi sayfasında anlatılır.