Japon belge adlarında sık görülen iki ek vardır: 謄本 (tōhon) ve 抄本 (shōhon). Tōhon bir kaydın ya da belgenin tamamının, shōhon ise bir kısmının örneğidir ve iki kelime farklı belge ailelerinde aynı mantıkla kullanılır.
Kütükte tam ve kısmi örnek
Japon Koseki Kanunu’nun 10. maddesine göre kütükte kayıtlı kişi, eşi, üstsoyu ve altsoyu kütüğün tam örneğini, kısmi örneğini ya da kütükteki bilgileri gösteren belgeyi isteyebilir. Kanunun 12/2. maddesi aynı kuralı kapanmış kütüklere uygular. Kütük belgelerinin kendisi koseki tōhon ve koseki shōhon sayfalarında anlatılır.
Sicil ve mahkeme belgelerinde
Japonya Dışişleri Bakanlığı, doğrudan tasdik alabilen devlet kurumu belgelerine örnek olarak ticaret sicilinin tam örneğini sayar. Mahkeme belgelerinde de kararın tam örneği aynı kelimeyle anılır; araştırmamıza göre Japonya’nın Ankara Büyükelçiliği boşanma bildiriminde mahkeme kararının tam örneğinin aslını ve Japonca çevirisini ister. Her iki durumda da tōhon, kaynağın tamamını yansıtan resmî örnektir.
Kōshōnin önünde tam örnek
Japon Kōshōnin Kanunu’nun 52. maddesine göre kōshōnin, özel belgenin tam örneğini aslıyla karşılaştırıp uyduğunu tasdik edebilir. Kōshōnin’in düzenlediği resmî senedin tarafa verilen örneği de tōhon olarak anılır. Bu bağlamda tōhon, aslı kōshōnin bürosunda kalan belgenin onaylı örneğidir.
Bilgisayar ortamındaki adları
Kayıtlar bilgisayar ortamına aktarıldıkça tōhon ve shōhon adları yerini “bütün bilgileri gösteren belge” ve “kişisel bilgileri gösteren belge” gibi yeni adlara bırakmıştır. Kurum listelerinde eski adlar kullanılmaya devam ettiği için iki ad aynı belgeyi anlatabilir. Çeviride belgenin üzerinde yazan ad esas alınır.
Türk hukukunda karşılığı
Türk okur için en yakın anlatım “tam örnek” ve “kısmi örnek”tir; Türkçedeki onaylı örnek kavramı da benzer bir mantık taşır. Ancak Japonca eklerin her belge ailesinde aynı anlamla kullanılmasının Türkçede tek bir karşılığı yoktur. Bu yüzden çeviride ek ile belge adı birlikte düşünülür.
Eklerin çevirisi
Önerilen karşılıklar: tōhon için “tam örnek”, shōhon için “kısmi örnek”, 判決謄本 (hanketsu tōhon) için “kararın onaylı tam örneği”, 登記簿謄本 (tōkibo tōhon) için “ticaret sicilinin tam örneği”. İlk geçtiği yerde Japonca ek parantez içinde verilir ki Türk kurumu kendi listesindeki adla eşleştirebilsin.
Sık yapılan yanlış
Tōhon’u “fotokopi” ya da “kopya” diye çevirmek, resmî bir örneği değersiz bir kopya gibi gösterir. Shōhon’u “özet” diye çevirmek de yanlıştır; kısmi örnek bilgiyi özetlemez, kaydın bir kısmını aynen verir. Aslı ve suret ayrımı genpon sayfasında anlatılır.