Japonya’da düzenlenmiş bir kamu belgesi Türkiye’de resmî işlemde kullanılacaksa, zincirin Japonya’daki halkası Japonya Dışişleri Bakanlığının apostilidir. Japonca adı アポスティーユ olan bu şerh, belgedeki resmî mührün gerçek olduğunu teyit eder ve belgeyi Türk makamına götürülebilir hale getirir.
Apostili veren makam
Türkiye’de apostil valilik, kaymakamlık ve adalet komisyonu arasında paylaşılırken Japonya’da bu yetki Dışişleri Bakanlığında toplanmıştır. Bakanlığın bu işi yürüten iki birimi vardır: Tokyo’daki konsolosluk hizmet merkezinin sertifika birimi ve Osaka’daki büro. Belge hangi ilde düzenlenmiş olursa olsun başvuru bu iki yerden birine yapılır.
Türkiye için neden apostil
Türkiye ve Japonya 1961 tarihli Lahey Sözleşmesine taraftır; bakanlığın taraf ülkeler listesinde Türkiye yer alır. Bakanlık, apostil alan belgenin, Japonya’daki yabancı temsilciliğin konsolosluk onayını almış bir belgeyle aynı değerde kullanılacağını yazar. Bu yüzden Türkiye’ye gidecek Japon belgesi için ayrıca Türk temsilciliğinin tasdiki aranmaz.
Hangi belge doğrudan alır
Devlet kurumlarının ve belediyelerin belgeleri, örneğin aile kütüğü örneği, ikamet kaydı ve ticaret sicili belgesi, doğrudan apostil alır. Japon noterinin onayladığı belgeler de bu gruba girer, ama önce noterin bağlı olduğu adalet bürosunun onayından geçer. Üniversite belgeleri ve şirketlerin kendi belgeleri ise doğrudan başvuruya uygun değildir.
Belgenin taşıması gereken üç şey
Bakanlık belgede düzenlenme tarihinin, düzenleyen kurumun adının ve kurum mührünün bulunmasını ister. Tarih, başvuru anında üç aydan eski olmamalıdır. Yalnız imza ya da kişisel mühür taşıyan belge apostile konu olmaz; bu kurallar ayrı sayfalarda ayrıntılı anlatılır.
Şerhin dili
Bakanlığın sık sorulan sorularında şerhin dili tek cümleyle yanıtlanır: apostil İngilizce yazılır. Türkiye’de noter yeminli tercüman belgeyi çevirirken bu İngilizce şerhi de Türkçeye aktarır. Şerhte belgeyi imzalayan kişinin sıfatı ve mühür sahibinin adı İngilizce harflerle yer aldığı için adların yazımı çevirinin geri kalanıyla uyumlu tutulur.
Sürenin nasıl işlediği
Başvuru postayla da gişede de yapılsa, onaylanmış belge eksik yoksa bakanlığa ulaştığı günden sonraki üçüncü iş gününde postaya verilir. Bakanlık kural olarak acele işlem yapmaz; hızlı dönüş için takip edilebilir bir iade zarfı önerir. Türkiye’deki takvimde bu üç iş gününe Japonya içindeki posta süresi eklenir.
Ücret ve dil
Bakanlık bu işlem için ücret almaz; posta masrafı başvuru sahibine aittir. Başvuru formu Japonca ya da İngilizce doldurulabilir. Aynı ülkeye gidecek, aynı kişiye ait ve aynı kurumun mührünü taşıyan birden çok belge için tek form yeterlidir.
Apostilin sınırı
Apostil belgenin içeriğini değil, üzerindeki resmî mührün kime ait olduğunu doğrular. Belgenin Türkçe çevirisi apostilin kapsamında değildir ve Türkiye’de ayrı bir adım olarak yapılır. Zincirin bu ikinci yarısı Japoncadan Türkçeye resmî belge çevirisi sayfasında anlatılır.