Cumhurbaşkanlığı Yatırım Ofisi, Japonca kaynaklardaki adıyla 大統領府投資局, yabancı yatırımcıya Türkiye’de şirket kurmanın yolunu İngilizce bir rehberle anlatır. Ofis sicil makamı değildir; ama rehberindeki belge kuralları, Japon şirketinin Türkiye’deki ilk dosyasının nasıl hazırlanacağını belirler.
Ofisin rolü
Ofis yatırımı tanıtır ve yatırımcıya yol gösterir; şirketi tescil eden makam ticaret sicili müdürlüğüdür. JETRO’nun Türkiye sayfası da Japon okura şirket kuruluşunun özeti için Ofisin ve Ticaret Bakanlığının sitelerini gösterir. Japon şirketinin Tokyo’daki hukuk birimi bu yüzden çoğunlukla Ofisin rehberiyle işe başlar.
Şirket kuruluşunda istenenler
Rehber, esas sözleşmenin kurucular tarafından ticaret sicili görevlisi ya da noter önünde imzalanmasını ister. Gerçek kişi ortakların pasaportlarının noter onaylı çevirisi, Türkiye’de oturanlar için noter onaylı ikamet izni ve vergi dairesinden alınmış vergi kimlik numarası da istenir. Başvuruyu vekil yürütecekse noter onaylı vekâletname eklenir.
Yurt dışı belgesinin kuralı
Rehbere göre Türkiye dışında düzenlenen belgeler önce düzenlendiği ülkede noterce onaylanıp apostillenir ya da oradaki Türk konsolosluğunca onaylanır. Onaylı asıllar Türkiye’de resmî olarak çevrilir ve çeviri Türk noterince onaylanır. Kuralın tek istisnası, sicil görevlisi ya da noter önünde Türkiye’de imzalanan esas sözleşmedir.
Japon belgesinde karşılığı
Japon şirketinin sicil kaydı kamu belgesi olduğu için Japonya Dışişleri Bakanlığından doğrudan apostil alır. Esas sözleşme, yönetim kurulu kararı ve vekâletname ise şirketin kendi belgeleridir ve Japon noteri, adalet bürosu ve Dışişleri Bakanlığı zincirinden geçer. Bu zincirin adımları şirket belgelerinde apostil zinciri sayfasında anlatılır.
Şube kurmak
Rehbere göre şube yalnız merkezin faaliyet konusuyla aynı amaçla kurulabilir ve şube için asgari sermaye şartı yoktur. Şube başvurusunda dilekçe, merkezin şube açma kararı, temsilci Türk değilse pasaportunun noter onaylı Türkçe çevirisi ve imza beyannameleri verilir. Tescilin kendisi ticaret sicili müdürlüğü sayfasında anlatılır.
İrtibat bürosu
Türkiye’de ticari faaliyette bulunmayacak Japon şirketi şube yerine irtibat bürosu açabilir. Bunun için sicil değil, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığının izni gerekir. İzin şartları irtibat bürosu sayfasında yazılıdır.
Çalışma izni rehberi
Ofisin çalışma izni rehberi, Latin alfabesiyle düzenlenmemiş pasaport için yeminli tercümanca ya da resmî makamlarca onaylı çeviri ister. Japon pasaportu Latin harfli bilgiler taşısa da diploma ya da geçici mezuniyet belgesinin yeminli tercümanca veya resmî makamlarca onaylı kopyası her durumda istenir. Japonca diploma bu yüzden Türkçeye çevrilir.
Elektronik belge gönderimi
Rehber, yabancı yatırımcıların kurduğu şirketlerin ve şubelerin daha önce basılı olarak verdiği bazı belgelerin artık elektronik ortamda alındığını belirtir. Bu değişiklik belgelerin çevirisini ve onayını kaldırmaz, yalnız teslim biçimini değiştirir. Elektronik ortama yüklenecek çevirinin noter onaylı aslı yine saklanır.