Japon şirketinin Türkiye’deki şubesi, şubenin bulunacağı yerin ticaret sicili müdürlüğüne tescil edilir. JETRO’nun Japonca rehberi bu makamı 商取引登記所 diye anar; İstanbul’da müdürlük İstanbul Ticaret Odası bünyesinde çalışır ve şube tescilinde istenen belgeleri tek tek yayımlar.
Başvurunun başlangıcı
Şube tescili MERSİS üzerinden yapılan bir başvuruyla başlar ve bu başvuru bir talep numarası üretir. Ardından odanın randevu sistemi üzerinden gün alınır ve belgeler ilgili bölge temsilciliğine götürülür. Randevusuz ya da talep numarasız gelen dosya işleme alınmaz.
Dilekçe
Dilekçeyi merkezin yetkilisi ya da yetkilileri imzalar; vekâleten imzalanmışsa vekâletnamenin aslı ya da noter onaylı sureti eklenir. Dilekçede şubenin bağlı olacağı vergi dairesi ve verilen belgelerin dökümü yer alır. Japon şirketinin temsilcisi Türkiye’de değilse dilekçenin vekil aracılığıyla verilmesi bu yüzden sık görülür.
Merkezden gelen belgeler
Müdürlük, Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 122. maddesine dayanarak merkezin şube açma ve tam yetkili temsilci atama kararını, gerekirse temsil yetkisini gösteren vekâletnameyi ve merkezin güncel sicil kaydı ile şirket sözleşmesinin onaylı örneklerini ister. Kaynak ülkenin yetkili makamından şubenin tescili için hangi belgelerin gerektiğini gösteren bir yazı da istenir. Japon şirketi için bu belgelerin karşılıkları sicil kaydı ve esas sözleşme sayfalarında anlatılır.
Yabancı belgenin onayı
Müdürlüğün kuralına göre yabancı ülkede düzenlenmiş belgeler ya o ülkedeki T.C. konsolosluğunca ya da apostil sözleşmesine göre onaylanır ve noter onaylı Türkçe çevirisiyle birlikte verilir. Yatırım Ofisinin rehberi aynı kuralı, belgelerin önce noterce onaylanıp apostillenmesi ve ardından Türk noterince onaylı resmî çevirisinin yapılması biçiminde anlatır. Japon şirketinin belgesinde apostil yolu kullanılır.
Şube beyannamesi
Merkezin yetkililerince imzalanan beyannamede merkezin unvanı, türü, işletme konusu, sermayesi, kuruluş tarihi, sicil numarası, tabi olduğu hukuk ve Avrupa Birliği üyesi olup olmadığı yazılır. Aynı beyannamede şubenin unvanı, ayrılan sermaye, temsilcilerin kimlik ve adres bilgileri ile şubenin adresi bulunur. Beyanname yabancı dildeyse Türkçe tercümesinin noter onaylı sureti eklenir.
Temsilcinin pasaportu ve imzası
Şubeyi temsil edecek kişi yabancı uyrukluysa pasaportunun Türkçe tercümesinin noter onaylı sureti verilir. Temsilciler Türk Ticaret Kanununun 40. maddesine göre imza beyannamesi de düzenler. Japon temsilcinin adının pasaporttaki yazımı, beyannamede ve imza beyannamesinde harfi harfine aynı tutulur.
İzne bağlı şubeler
Açılması bir bakanlığın ya da başka bir kamu kurumunun iznine veya uygun görüşüne bağlı olan şubelerde bu izin ya da görüş yazısı da dosyaya konur. İlaç, finans ya da enerji gibi alanlarda şube açacak Japon şirketi bu yazıyı tescilden önce almak zorundadır. Hangi faaliyetin izne bağlı olduğu ilgili kurumdan öğrenilir.
Sonraki değişiklikler
Şubenin adres değişikliği, yeni müdür ataması ya da ayrılan sermayenin artırılması da tescil edilir ve merkezin bu konudaki kararının noter onaylı sureti istenir. Yeni müdür yabancı uyrukluysa pasaportunun Türkçe tercümesinin noter onaylı sureti ve vergi numarası dökümü eklenir. Bu kararlar da Japonya’da düzenlendiği için apostil ve Türkiye’de noter onaylı çeviri zincirinden geçer.