Bir Türk şirketi Japonya’da sürekli iş yapacaksa Japonya’da bir temsilci atar ve bunu ticaret siciline yazdırır. Sicil işini 法務局 (hōmukyoku), yani adalet büroları yürütür ve yabancı şirket için ayrı başvuru formları ile doldurulmuş örnekler yayımlar.
Üç ayrı tescil
Adalet bürolarının form listesi yabancı şirket için üç tescil sayar: Japonya’da şube açmadan temsilci atanması, Japonya’da şube açılması ve şubenin taşınması. Formlar Reiwa 8 (2026) yılının 11 Mayıs gününde güncellenmiştir. İlk iki formun İngilizce çevirisi de bakanlık sitesinde yayımlanır.
Başvuruya eklenen belgeler
Temsilci tescilinde merkezin gerçekten bulunduğunu gösteren belge, temsilcinin usulüne göre atandığını gösteren belge ve şirketin türünü anlatan ana sözleşme istenir. Ana sözleşme şirketin niteliğini tek başına göstermiyorsa faaliyet esaslarını anlatan ek belgeler de verilir. Bu belgelerin her birine Japonca çevirisi eklenir.
Ülke makamı ya da konsolos onayı
Vekâletname, çeviriler ve ülke makamının kendi belgeleri dışındaki ekler, şirketin ülkesindeki yetkili makamca ya da o ülkenin Japonya’daki konsolosunca onaylanmış olmalıdır. Türk şirketi için ikinci seçenek, Japonya’daki T.C. temsilciliğinin onayına karşılık gelir. Temsilcinin bu bilgileri yeminle beyan ettiği ve Türk konsolosunca onaylanan beyan da ekler yerine geçebilir.
Çevirinin biçimi
Adalet bürosunun örnek ana sözleşme çevirisi ve örnek yeminli beyan çevirisi, metnin sonunda “yukarıdakiler çeviridir” anlamına gelen bir kayıt ve çevirmenin adıyla biter. Örneklerde noter onayı ya da yeminli tercüman şartı görünmez. Çeviriyi kimin yapacağını şirket seçer, ama çevirmenin adı her çeviride yazılır.
Unvanın okunuşu
Başvuru formunda şirket unvanının okunuşu katakana ile, sola yaslı ve boşluksuz yazılır; aradaki boşluklar silinerek kaydedilir. Bu okunuş sicil kaydında tutulur ama sicil belgesinde görünmez. Türk şirket unvanındaki Ş, Ğ ya da Ü gibi harflerin katakanası baştan kararlaştırılır ki bütün belgelerde aynı kalsın.
Mühür ve imza
Japonya temsilcisi başvuru formuna mühür basacaksa önce mührünü sicile bildirir. Bu bildirime belediyenin düzenlediği ve üç aydan eski olmayan mühür tescil belgesi eklenir. Başvuruyu vekil yapıyorsa temsilcinin mühür basması gerekmez; vekilin kendi mührü kullanılır.
Başvurunun yapıldığı büro
Temsilci tescili, Japonya temsilcisinin adresinin bağlı olduğu adalet bürosuna yapılır. Başvuru formunda, temsilcinin atandığını bildiren yazının temsilciye ulaştığı tarih ayrıca yazılır. Başvuruyu temsilci yerine bir vekil yapıyorsa dosyaya vekâletname de eklenir.
Türk şirket belgelerinin çevirisi
Türk şirketi için bu eklerin kaynağı çoğunlukla ticaret sicili gazetesi, faaliyet belgesi, ana sözleşme ve yönetim kurulu kararıdır. Bu belgelerin Japonca çevirisinde unvan, sicil numarası ve adres bütün belgelerde aynı biçimde yazılır. Çevirinin hazırlanışı Türk şirket belgelerinin Japoncaya çevirisi sayfasında anlatılır.