Japonya’da evlilik, boşanma, doğum ve ölüm belediyeye verilen bir bildirim formuyla kayda geçer. Formun içeriğini gösteren belgeye 届書記載事項証明書 (todokesho kisai jikō shōmeisho) denir. Kütük örneği olayın sonucunu gösterir; bu belge ise formda yazılı bilgileri gösterir.
Formda olup kütükte olmayanlar
Tokyo Hōmukyoku’ya göre bildirim formları kütüğe işlendikten sonra, kayıtla ilgili uyuşmazlıklarda kanıt olarak ve kütük yok olursa yeniden oluşturmak için belirli bir süre saklanır. Formlarda kütüğe yazılmayan kişisel bilgiler bulunduğu için formlar kural olarak kamuya kapalıdır. Örneğin Japon Medeni Kanununa göre evlilik bildirimini eşlerle birlikte en az iki ergin tanık imzalar. Nüfus Kütüğü Kanununa göre de doğum bildirimine, doğuma katılan hekimin, ebenin ya da başka bir kişinin düzenlediği doğum belgesi eklenir.
Kimler isteyebilir
Nüfus Kütüğü Kanununun 48. maddesi iki ayrı hak tanır: kabul belgesini bildirimde bulunan kişi alır, formun içeriğini gösteren belgeyi ise yalnız ilgili kişiler ve ancak özel bir gerekçe varsa isteyebilir. Hōmukyoku ilgili kişi olarak bildirimin konusu olan kişileri, bildirimi yapanı ve bildirimin konusu olan kişinin akrabalarını sayar; yalnız mali çıkarı bulunan kişi bu kapsama girmez.
Özel gerekçe nedir
Hōmukyoku özel gerekçeyi, kütükte yazmayan ve ancak formdan öğrenilebilecek bir bilginin, ilgili kişinin hakkını kullanabilmesi için gerekli olması olarak tanımlar. Örnek olarak belgenin sunulmasının mevzuatla zorunlu tutulduğu durumları, ölenin geride kalan ailesine bağlanan emekli aylığı başvurularını ve evlilik, boşanma ya da evlat edinmenin geçersizliğinin tespiti için açılacak davaları sayar. Yabancı bir makama sunulacak belge için gerekçenin nasıl yazılacağı başvurulacak yere önceden sorulur.
Nereden istenir
Hōmukyoku, 1 Mart 2024’ten itibaren verilen bildirimlerin içerik belgesinin bildirimin verildiği ya da kütüğün kayıtlı olduğu belediyeden istendiğini yazar. 1 Ocak 2015 ile 29 Şubat 2024 arasında verilen ve kütüğü Tokyo’da kayıtlı kişilere ait bildirimlerde başvuru yeri, kayıt yerinin bağlı olduğu hōmukyoku ya da şubesidir. Başvuru gişede ya da posta ile yapılabilir ve vekil de başvurabilir.
Posta başvurusunun sınırları
Hōmukyoku posta ile yapılan başvuruda pasaportu kimlik belgesi olarak kabul etmez. Belge yalnız başvuranın ya da vekilin kimlik belgesinde yazılı güncel adrese gönderilir. Türkiye’de oturan kişi başvurudan önce belgenin yurt dışındaki bir adrese gönderilip gönderilemeyeceğini sorar; Japonya’daki bir vekil aracılığıyla başvurmak da mümkündür.
Türk temsilciliğinin listeleri
T.C. Tokyo Büyükelçiliği evlilik, doğum ve boşanma tescilinde belediyeden alınan bildirim formunun aslını ya da kopyasını ister; doğum ve boşanmada belediye mührü taşıyan fotokopinin de kabul edildiğini yazar. Boşanma tescilinde bu formun, kabul belgesinin ve Japon eşin kütük örneğinin Japonya Dışişleri Bakanlığından apostil alması ve temsilciliğe kayıtlı yeminli tercümanlarca Türkçeye çevrilmesi istenir. Evlilik tescili listesinde ise Japonca belgeler için apostil ya da çeviri şartı yazılı değildir.
Japonya Dışişleri Bakanlığının yanıtı
Bakanlık, Japonya’da bir yabancıyla boşanan kişinin yurt dışındaki işlemi için önce belgeyi isteyen kurumun ne istediğinin öğrenilmesini önerir. Japonya’daki boşanmanın kanıtı olarak kütük örneğini, boşanma bildiriminin içerik belgesini ve kabul belgesini sayar. Kabul belgesi rikon todoke juri shōmeisho sayfasında anlatılır.
Çeviride formun alanları
Belge formun bir örneği olarak verildiğinde el yazısı alanlar, işaret kutucukları ve imzalar da çeviriye girer. Çeviride formun alan başlıkları ile doldurulan bilgiler ayrı gösterilir ve işaretlenmiş kutucuklar belirtilir. Ölüm bildiriminin içerik belgesi shibō todoke kisai jikō shōmeisho, doğum bildirimine eklenen hekim belgesi ise shussei shōmeisho sayfasında anlatılır.