Japon şirketinin sicilinden yalnız bugün geçerli olan kayıtları gösteren örneğe 現在事項全部証明書 (genzai jikō zenbu shōmeisho) denir. Geçmişli sicil kaydından kısadır ve silinmiş kayıtları içermez.
Yönetmelikteki tanım
Japon Ticaret Sicili Yönetmeliğinin 30. maddesi bu belgenin içeriğini sayar: hâlen geçerli kayıtlar, şirketin kuruluş tarihi ve yönetim kurulu üyeleri, denetçiler ve temsilciler gibi görevlilerin göreve başlama tarihleri. Belgede şirketin sicil numarası da yer alır. Silinmiş yöneticiler ya da eski sermaye tutarları bu belgede görülmez.
Önceki unvan ve adres istisnası
Madde, unvanın ya da merkez adresinin değişmiş olması hâlinde hâlen geçerli kaydın hemen öncesindeki unvanın ya da adresin de bu belgeye yazılmasını ister. Böylece yakın zamanda unvan değiştirmiş bir şirketin eski adıyla yapılmış sözleşmeler belgeye bağlanabilir. Daha eski unvanlar ise yalnız geçmişli kayıtta ya da kapanmış kayıtta görülür.
Türk şirketine ortak olan Japon şirketi
İstanbul Ticaret Odasının anonim şirket işlemleri sayfası, tek pay sahibinin ya da yönetim kurulu üyesinin yabancı tüzel kişi olması hâlinde tüzel kişinin güncel sicil kayıtlarını içeren belgeyi ister. Belgenin şirketin bağlı olduğu ülkedeki Türk konsolosluğunca ya da apostil sözleşmesine göre onaylanması ve noter onaylı Türkçe çevirisinin yapılması gerekir. Japon ortak için bu belge güncel sicil özetidir.
Apostil
Hōmukyoku’nun düzenlediği bu belge devlet kurumu belgesidir ve Japonya Dışişleri Bakanlığından doğrudan apostil alır. Apostil başvurusu Japonya içinden yapılır; bakanlık yurt dışından posta ile başvuru kabul etmez. Türkiye’deki bir şirket belgeyi Japonya’daki bağlı şirketi ya da bir aracı üzerinden hazırlatır.
Hangi belge yeter
Türk kurumunun istediği güncel sicil kayıtlarını hem bu özet hem de geçmişli kayıt karşılar. Kurum son yıllardaki değişiklikleri de görmek istiyorsa geçmişli kayıt seçilir. Belirsizlik varsa belge Japonya’da istenmeden önce Türk kurumuna sorulur, çünkü apostil ve çeviri belgenin türüne göre yeniden yapılır.
Çeviride görev adları
Belgede yönetim kurulu üyesi, temsilci yönetim kurulu üyesi, denetçi ve muhasebe danışmanı gibi görevler ayrı adlarla yazılır. Japon şirketler hukukundaki bu görevlerin Türk hukukunda birebir karşılığı olmadığından çeviride anlamı veren karşılık ve Japonca ad birlikte verilir. Temsil yetkisi olan kişi ayrıca işaretlenir.
Geçmişli kayıtla birlikte
Bazı dosyalarda iki belge birlikte istenir: güncel durum için özet, değişiklikleri görmek için geçmişli kayıt. İki belgenin çevirisinde aynı kayıtlar aynı sözcüklerle çevrilir. Geçmişli kayıt rireki jikō zenbu shōmeisho sayfasında anlatılır.