Japon üniversitesi lisansüstü derece verdiğinde, istendiğinde derecenin verildiğini gösteren bir belge düzenler: 学位授与証明書 (gakui juyo shōmeisho). Yüksek lisans karşılığı 修士 (shūshi), doktora karşılığı 博士 (hakushi) derecesidir ve belge bu adı, alanını ve verildiği tarihi gösterir.
Derecenin adı nasıl yazılır
Japon dereceleri alanla birlikte yazılır: örneğin mühendislikte yüksek lisans ya da hukukta doktora gibi. Çeviride derecenin Japonca adı ve alanı birlikte aktarılır, Türk sistemindeki bir unvana dönüştürülmez. Denkliğin hangi Türk derecesine karşılık geldiğine YÖK karar verir.
Tez kapağı ve özeti
YÖK, yüksek lisans denklik başvurusunda tez kapağının ve tez özeti kısmının Türkiye Cumhuriyeti noterlerince ya da dış temsilciliklerince onaylanmış Türkçe çevirisini ister. Bu, lisans denkliğinde olmayan, lisansüstü dosyalara özgü bir çeviridir. Tezin tamamı değil kapak ve özet çevrilir.
Önce lisans denkliği
YÖK, lisans eğitimini yurt dışında tamamlamış kişiden yüksek lisans denkliği için kendi düzenlediği lisans diploma denklik belgesinin aslını ister. Lisansını Türkiye’de bitirmiş kişi ise lisans diplomasının aslını ya da onaylı suretini sunar. Japonya’da hem lisans hem yüksek lisans yapmış kişi için sıra bu yüzden lisans denkliğiyle başlar.
Apostil yolu
Üniversite belgesi olduğu için Japonya Dışişleri Bakanlığı bu belgeye doğrudan apostil vermez; noter ve hōmukyoku adımlarından sonra apostil konur. Tüzel kişiliğe dönüşmemiş devlet üniversitelerinin belgeleri bu kuralın dışındadır. Aynı zincir not dökümü için de ayrıca kurulur.
Öğrenim yılları ve dövizle askerlik
T.C. Tokyo Büyükelçiliği, dövizle askerliğe başvurmanın tek şartının yurt dışında oturma veya çalışma izniyle en az üç yıl işçi, işveren ya da meslek sahibi statüsünde çalışmak olduğunu yazar. Japonya’da öğrenci vizesiyle geçen yüksek lisans ve doktora yılları bu statüyü sağlamadığı için sayılmaz. Öğrencilik sırasında yapılan yarı zamanlı, araştırma asistanlığı ve ders asistanlığı işleri de çalışma süresine eklenmez.
Lisansüstü öğrencinin ertelemesi
Büyükelçilik yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin askerlik ertelemesi için okul tanıma belgesini, kayıt kabul belgesini, varsa burs belgesini, öğrenci belgesini ve not dökümünü ister. Son mezun olunan yükseköğretim kurumu yurt dışındaysa YÖK’ten alınacak denklik belgesi de gerekir. Bu belgeler temsilciliğe verildiği için Türkiye’de noter çevirisi gerekmez.
Diploma ile birlikte
Lisansüstü derecede de törende bir diploma verilir ve üzerine konan tasdik geri alınamaz. Bu yüzden Türkiye’deki dosyada çoğunlukla derece belgesi kullanılır, diplomanın aslı gösterilmek üzere saklanır. Diplomanın aslı gakuiki sayfasında anlatılır.
Tez başlığının çevirisi
Tez başlığı çoğu zaman Japonca ve İngilizce olarak iki kez yazılmıştır. Çeviride Japonca başlık esas alınır, İngilizce başlık da belgede yer alıyorsa ayrıca aktarılır. Teknik terimlerin tez özetinde ve başlıkta aynı karşılıkla çevrilmesi, dosyayı inceleyen komisyon için tutarlılık sağlar.